In 6 Schritten zum gelungenen Firmenevent

Firmenevents sind für ein Unternehmen Bereicherung und Herausforderung zugleich. Sie wenden sich, je nach Anlass, an die eigenen Mitarbeiter, an Kunden allgemein oder auch an ausgesuchte Geschäftspartner. Je nach Anlass der Veranstaltung können die Ziele sehr unterschiedlich sein. Sie reichen von einer Stärkung der Mitarbeiterbindung bis hin zur Generierung von neuen Kunden. Die Planung hängt wesentlich vom Umfang der Veranstaltung und dem vorhandenen Budget ab und wird im Idealfall von einem Team organisiert.

Firmenevent

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Die Ausgangslage

Unternehmen verfolgen mit einem Firmenevent eine konkrete Absicht, die den Rahmen für die Veranstaltung vorgibt. Der Anlass steht entsprechend im Fokus und ist richtungsweisend für die Eventplanung.

Wenn Sie mit der Organisation betraut sind, ist es hilfreich, zu Beginn ein Team zusammenzustellen, das mit Ihnen die Eckpunkte entwickelt und im weiteren Verlauf die einzelnen Aufgaben umsetzt. Bevor Sie gemeinsam konkrete Ideen entwickeln, gilt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen.

Der Anlass

Welchen Hintergrund hat der Event? Stehen die Mitarbeiter oder die Kunden und Geschäftspartner im Vordergrund? Soll der Event in erster Linie eine Feier sein oder ist das Vermitteln von fachlichen Inhalten gewünscht?

Die Ziele

Möchten Sie vorrangig die Mitarbeiterbindung stärken und das Miteinander intensivieren oder steht die Kundenakquise im Mittelpunkt? Wollen Sie sich bei Ihren Geschäftspartnern für die langjährige und vertrauensvolle Zusammenarbeit bedanken oder den Mitarbeitern Ihre Wertschätzung zeigen?

Das Zielpublikum

Die Zielgruppe für den Event hängt wesentlich mit den Zielen zusammen. Interne Veranstaltungen sind vor allem für die Mitarbeiter gedacht, während eine externe Gästeliste primär der Imagepflege und Kundengewinnung dient.

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Das Motto

Der Motto-Firmenevent zählt zu den neueren Trends und kann die Feier deutlich bereichern, jedoch auch genau das Gegenteil hervorrufen. Motto-Events bleiben oft lang in Erinnerung, das bedeutet gegebenenfalls Fluch und Segen zugleich.

Ein Motto braucht ein geeignetes Setting und ist meist dann geeignet, wenn sich die Teilnehmer bereits untereinander kennen. Jubiläen sind ebenso geeignet wie Veranstaltungen zur Teamstärkung.

Das Budget

Die Ausgestaltung der Veranstaltung sollte erst in die nähere Planung gehen, wenn das Budget eindeutig feststeht. Planen Sie Ihre Ausgaben nicht mit den günstigsten Preisen und lassen Sie einen kleinen Puffer für Unvorhergesehenes.

Der Raum

Überlegen Sie bei den Vorbereitungen, ob sie für Ihr Programm die passende Räumlichkeit zur Verfügung haben. Ein Firmenevent benötigt grosszügige und kreative Räume, in denen das Feiern Spass macht und auch genügend Bereiche für Gespräche möglich sind.

Firmenevents für Mitarbeiter oder Kunden

Die Events werden in der Regel entweder mit Fokus auf die eigenen Mitarbeiter oder Kunden und Geschäftspartner durchgeführt. Für beide Zielgruppen gibt es vielfältige Veranstaltungsoptionen, beispielsweise:

  • die klassische Firmenfeier (Sommerfest, Weihnachtsfeier),

  • ein Incentive (als Reise oder vor Ort),

  • der Kick-off,

  • die Jubiläumsveranstaltung,

  • eine Konferenz,

  • eine Mottoparty,

  • ein Outdoor-Event (Schiffstour, Klettern, Karaoke).

Für welche Eventart Sie sich entscheiden, hängt wesentlich von den Interessen und Wünschen Ihrer Mitarbeiter und Kunden ab.

Events für Mitarbeiter

Events, die für die Mitarbeiter eines Unternehmens durchgeführt werden, verfolgen unterschiedliche Ziele. Das Arbeitsklima erfährt im Idealfall eine nachhaltige Verbesserung und die Teambildung wird gestärkt. Die Firma hat gleichzeitig die Möglichkeit, sich für die Zusammenarbeit zu bedanken sowie ihre Wertschätzung und Anerkennung zum Ausdruck zu bringen.

Die Firmenleitung erhofft sich davon langfristig eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, eine grössere Bindung an das Unternehmen und eine damit verbundene Steigerung von Engagement und Produktivität.

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Events für Kunden und Geschäftspartner

Wird das Firmenevent für Kunden und Geschäftspartner geplant, steht die Kundenbindung im Vordergrund. Ziel ist die Verbesserung der Geschäftsbeziehungen und vor allem das Halten des bereits bestehenden Kundenstamms. Ein gemeinsames Event unterstützt diesen Prozess und bietet einen anderen, persönlicheren Blick auf das Unternehmen.

Bei einer kundenbezogenen Veranstaltung ist es unabdingbar, den Geschmack des Kunden zu kennen, damit das Ereignis keine reine Pflichtveranstaltung wird. Entsprechend steht weniger das Produktportfolio Ihrer eigenen Firma im Vordergrund als vielmehr ein aufrichtiges Interesse an Ihrem Gegenüber und seinen geschäftsbezogenen Bedürfnissen.

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Sechs Planungsschritte für einen erfolgreiches Firmenevent

Die Firmenevent-Planung ist meist eine Mischung aus spannend, anspruchsvoll und durchaus auch belastend für das eigene Nervenkostüm. Es hängt viel davon ab, sowohl, was das Unternehmen betrifft als auch in Bezug auf die Gäste. Das Ereignis soll erfolgreich werden und noch lange Zeit für positiven Gesprächsstoff sorgen.

Wenn Sie sich genügend Zeit nehmen und den Austausch mit Kollegen während der gesamten Planungsphase beibehalten, sind dies bereits die besten Voraussetzungen. Hinzu kommen die folgenden sechs Punkte, die ebenfalls zu einem guten Gelingen beitragen.

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1. Die richtige Vorbereitung

Um eine gute Eventvorbereitung zu gewährleisten, ist ein sehr frühzeitiges Beginnen hilfreich. Kurzfristigkeit führt nur zu Stress und häufig auch den damit verbundenen Notlösungen. Wenn Sie bei allem die Wahl haben wollen, ist ein Planungsbeginn ein Jahr vorher nicht zu früh.

Externe Dienstleister sind ansonsten bereits anderweitig verplant und gewünschte Programminhalte nicht mehr buchbar. Stellen Sie ein Planungsteam zusammen, das Freude hat an einer solchen Tätigkeit. Verlegenheitslösungen würden auf lange Sicht eher zu Enttäuschungen führen.

2. Die kreative Einladung

Die Einladung für das Event sollten Sie nicht nebenher erledigen und auch nicht dem Zufall überlassen. Je aussergewöhnlicher, kreativer und persönlicher sie gestaltet ist, desto mehr Personen sind interessiert und werden sich auf das Ereignis freuen und auch erscheinen.

Je wichtiger das Event ist, desto sinnvoller ist ein Verschicken von hochwertigen Einladungskarten auf dem Postweg. Das unterstreicht die Seriosität und auch das persönliche Interesse. Der offizielle Versand bietet sich mindestens drei Monate vorher an, damit die Eingeladenen keine Probleme haben, den Termin für sich zu planen.

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3. Die Aufgabenverteilung

Sowohl bei den Vorbereitungen als auch am Tag des Events werden zahlreiche Serviceleistungen benötigt. Wenn Sie dies gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern selbst organisieren, achten Sie auf genügend Ersatzpersonen, die bei Ausfällen problemlos einspringen können. Ebenso besteht die Möglichkeit, für den Festtag einen externen Rundum-Service zu buchen.

4. Das Programm

Das Rahmenprogramm wird durch Anlass und Zielgruppe definiert. Ob Liveacts, Aktionen, Teamspiele oder Tanzen, ein gutes Konzept ist wichtig und sollte sowohl Unterhaltung bieten als auch Raum für Gespräche lassen. Sie können die Gestaltung an eine externe Eventfirma auslagern oder innerhalb des Unternehmens auf kreative Mitarbeiter zugehen. Erlaubt ist, was gefällt und im Budget liegt.

5. Das Essen

Ein Rundum-Catering, das im Hintergrund für die kulinarische Verköstigung sorgt, ist der Idealfall und gewährleistet, dass Sie sich am Veranstaltungstag um nichts kümmern müssen.

Achten Sie dabei auf mögliche Lebensmittelunverträglichkeiten und ausreichende Alternativoptionen für verschiedene Ernährungsbedürfnisse. Ein Fingerfood-Buffet ist beispielsweise die perfekte Möglichkeit, um viele Variationen zu berücksichtigen und auch Spätkommende zu versorgen.

6. Der Plan B

Viele Unternehmen bevorzugen für Ihr Event einen Termin in den Sommermonaten. Ein grosser Teil der geplanten Aktivitäten kann draussen stattfinden, die entsprechenden Möglichkeiten sind sehr vielfältig. Niemand kann jedoch garantieren, dass das Wetter mitspielt.

Der Zeitpunkt für das Ereignis wird meist Monate im Voraus festgelegt, Einladungen sind längst verschickt, Teilnahmerückmeldungen eingetroffen. Es ist kaum möglich, den Termin aufgrund von Wetterkapriolen noch einmal umzuändern.

Sie benötigen einen Plan B, der es Ihnen ermöglicht, ohne Einbussen der Qualität die Veranstaltung in ausreichend grossen Räumlichkeiten zu gestalten. Die Idealplanung sieht eine Kombination aus Innenräumen mit Outdoorbereich vor. Hierbei sind Sie für alle Eventualitäten bestens gerüstet.

Fazit

Ein Firmenevent bietet beste Möglichkeiten Ihre Wertschätzung als Unternehmen zum Ausdruck zu bringen, den Zusammenhalt unter den Mitarbeitern zu stärken sowie die Bindug an die Firma zu stabilisieren und fördern.

Gleichzeitig dient es der Kundengenerierung sowie der Festigung von Beziehungen zu bereits bestehenden Geschäftskunden. Eine gute Planung und damit verbundene kreative Ideen sind wesentlich, um das Event erfolgreich werden zu lassen.