In 6 Schritten zum gelungenen Firmenevent

Firmenevents sind für ein Unternehmen Bereicherung und Herausforderung zugleich. Sie wenden sich, je nach Anlass, an die eigenen Mitarbeiter, an Kunden allgemein oder auch an ausgesuchte Geschäftspartner.

Firmenevent

Ein Artikel zum Thema
Die Suche nach passenden Immobilien in der Schweiz wird immer schwieriger
Mehr Informationen

Je nach Anlass der Veranstaltung können die Ziele sehr unterschiedlich sein. Sie reichen von einer Stärkung der Mitarbeiterbindung bis hin zur Generierung von neuen Kunden. Die Planung hängt wesentlich vom Umfang der Veranstaltung und dem vorhandenen Budget ab und wird im Idealfall von einem Team organisiert.

In Zeiten von Corona stehen Firmen in Punkto Firmenevents vor besonderen Herausforderungen. Mit dem richtigen Konzept steht einem gelungenen Firmenevent aber auch in der aktuellen Situation nichts im Wege. Schliesslich sind gerade jetzt der (geschütze) soziale Austausch und ein bisschen Ablenkung von der Pandemie für die meisten Menschen eine willkommene Abwechslung.

Die Ausgangslage

Unternehmen verfolgen mit einem Firmenevent eine konkrete Absicht, die den Rahmen für die Veranstaltung vorgibt. Der Anlass steht entsprechend im Fokus und ist richtungsweisend für die Eventplanung.

Wenn Sie mit der Organisation betraut sind, ist es hilfreich, zu Beginn ein Team zusammenzustellen, das mit Ihnen die Eckpunkte entwickelt und im weiteren Verlauf die einzelnen Aufgaben umsetzt. Bevor Sie gemeinsam konkrete Ideen entwickeln, gilt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen.

Der Anlass

Welchen Hintergrund hat der Event? Stehen die Mitarbeiter oder die Kunden und Geschäftspartner im Vordergrund? Soll der Event in erster Linie eine Feier sein oder ist das Vermitteln von fachlichen Inhalten gewünscht?

Findet der Anlass ausschliesslich online statt oder handelt es sich um eine Veranstaltung vor Ort mit einer limitierten Anzahl Teilnehmern? Gibt es Moderator*innen oder Gastredner*innen, die von einer bestimmten Räumlichkeit aus durch den Anlass leiten?

Die Ziele

Möchten Sie vorrangig die Mitarbeiterbindung stärken und das Miteinander intensivieren oder steht die Kundenakquise im Mittelpunkt?

Wollen Sie sich bei Ihren Geschäftspartnern für die langjährige und vertrauensvolle Zusammenarbeit bedanken oder den Mitarbeitern Ihre Wertschätzung zeigen?

Das Zielpublikum

Die Zielgruppe für den Event hängt wesentlich mit den Zielen zusammen. Interne Veranstaltungen sind vor allem für die Mitarbeiter gedacht, während eine externe Gästeliste primär der Imagepflege und Kundengewinnung dient.

Das Motto

Der Motto-Firmenevent zählt zu den neueren Trends und kann die Feier deutlich bereichern, jedoch auch genau das Gegenteil hervorrufen. Motto-Events bleiben oft lang in Erinnerung, das bedeutet gegebenenfalls Fluch und Segen zugleich.

Ein Motto braucht ein geeignetes Setting und ist meist dann geeignet, wenn sich die Teilnehmer bereits untereinander kennen. Jubiläen sind ebenso geeignet wie Veranstaltungen zur Teamstärkung.

Mit der entsprechenden Vorbereitung lassen sich Motto-Events auch während Corona umsetzen - sei es mit den richtigen Utensilien von Zuhause aus per Video-Konferenz oder dann mit einem entsprechenden Schutzkonzept vor Ort.

Das Budget

Die Ausgestaltung der Veranstaltung sollte erst in die nähere Planung gehen, wenn das Budget eindeutig feststeht. Planen Sie Ihre Ausgaben nicht mit den günstigsten Preisen und lassen Sie einen kleinen Puffer für Unvorhergesehenes.

Der Raum

Überlegen Sie bei den Vorbereitungen, ob sie für Ihr Programm die passende Räumlichkeit zur Verfügung haben. Ein Firmenevent benötigt grosszügige und kreative Räume, in denen das Feiern Spass macht und auch genügend Bereiche für Gespräche möglich sind.

Aktuell ist es von grosser Beduetung Räumlichkeiten zu wählen, die über ein gute Lüftung und/oder ausreichend Fenster verfügen und genügend Platz vorhanden ist, damit die Abstandsregeln zwischen den Teilnehmern gut eingehalten werden können.

Quartiere Basel: Hier finden Sie den perfekten Standort für Ihr Unternehmen

Kleine und mittelständische Unternehmen und Industriegiganten aus verschiedensten Branchen haben hier bereits ihre Heimat gefunden.

Mehr erfahren
Quartiere Basel: Hier finden Sie den perfekten Standort für Ihr Unternehmen

Firmenevents für Mitarbeiter oder Kunden

Die Events werden in der Regel entweder mit Fokus auf die eigenen Mitarbeiter oder Kunden und Geschäftspartner durchgeführt. Für beide Zielgruppen gibt es vielfältige Veranstaltungsoptionen, beispielsweise:

  • die klassische Firmenfeier (Sommerfest, Weihnachtsfeier),

  • ein Incentive (als Reise oder vor Ort),

  • der Kick-off,

  • die Jubiläumsveranstaltung,

  • eine Konferenz,

  • eine Mottoparty,

  • ein Outdoor-Event (Schiffstour, Klettern, Karaoke).

Für welche Eventart Sie sich entscheiden, hängt wesentlich von den Interessen und Wünschen Ihrer Mitarbeiter und Kunden ab.

Weshalb Networking auch für Ihr Unternehmen wichtig ist

Networking macht Firmen und Mitarbeiter erfolgreicher. Und verhilft ihnen zu echten Innovationen und mehr Wettbewerbsfähigkeit.

Mehr erfahren
Weshalb Networking auch für Ihr Unternehmen wichtig ist

Events für Mitarbeiter

Events, die für die Mitarbeiter eines Unternehmens durchgeführt werden, verfolgen unterschiedliche Ziele. Das Arbeitsklima erfährt im Idealfall eine nachhaltige Verbesserung und die Teambildung wird gestärkt. Die Firma hat gleichzeitig die Möglichkeit, sich für die Zusammenarbeit zu bedanken sowie ihre Wertschätzung und Anerkennung zum Ausdruck zu bringen.

Die Firmenleitung erhofft sich davon langfristig eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, eine grössere Bindung an das Unternehmen und eine damit verbundene Steigerung von Engagement und Produktivität.

Events für Kunden und Geschäftspartner

Wird das Firmenevent für Kunden und Geschäftspartner geplant, steht die Kundenbindung im Vordergrund. Ziel ist die Verbesserung der Geschäftsbeziehungen und vor allem das Halten des bereits bestehenden Kundenstamms. Ein gemeinsames Event unterstützt diesen Prozess und bietet einen anderen, persönlicheren Blick auf das Unternehmen.

Bei einer kundenbezogenen Veranstaltung ist es unabdingbar, den Geschmack des Kunden zu kennen, damit das Ereignis keine reine Pflichtveranstaltung wird. Entsprechend steht weniger das Produktportfolio Ihrer eigenen Firma im Vordergrund als vielmehr ein aufrichtiges Interesse an Ihrem Gegenüber und seinen geschäftsbezogenen Bedürfnissen.

Sechs Planungsschritte für einen erfolgreiches Firmenevent

Die Firmenevent-Planung ist meist eine Mischung aus spannend, anspruchsvoll und durchaus auch belastend für das eigene Nervenkostüm. Es hängt viel davon ab, sowohl, was das Unternehmen betrifft als auch in Bezug auf die Gäste. Das Ereignis soll erfolgreich werden und noch lange Zeit für positiven Gesprächsstoff sorgen.

Insbesondere in den letzten (und wohl auch noch kommenden) Monaten werden die Verantwortlichen von Firmenevents auf eine harte Probe gestellt. Mit den richtigen Partnern und einem durchdachten Konzept gelingt jedoch auch heute ein gelungener Firmenevent.

Firmenevent

Wenn Sie sich genügend Zeit nehmen und den Austausch mit Kollegen während der gesamten Planungsphase beibehalten, sind dies bereits die besten Voraussetzungen. Hinzu kommen die folgenden sechs Punkte, die ebenfalls zu einem guten Gelingen beitragen.

1. Die richtige Vorbereitung

Um eine gute Eventvorbereitung zu gewährleisten, ist ein sehr frühzeitiges Beginnen hilfreich. Da die Corona-Empfehlungen jedoch von einem Tag auf den anderen ändern können, lohnt sich aktuell eine mittel- statt langfristige Planung.

Prüfen Sie frühzeitig, ob externe Dienstleister zur Verfügung stehen und wie diese ausgelastet sind um unschöne Überaschungen auschliessen zu können.

Stellen Sie ein Planungsteam zusammen, das Freude hat an einer solchen Tätigkeit. Verlegenheitslösungen würden auf lange Sicht eher zu Enttäuschungen führen.

2. Die kreative Einladung

Die Einladung zum Firmenevent sollten Sie nicht nebenher erledigen und auch nicht dem Zufall überlassen. Je aussergewöhnlicher, kreativer und persönlicher sie gestaltet ist, desto mehr Personen sind interessiert und werden sich auf das Ereignis freuen und auch teilnehmen.

Je wichtiger das Event ist, desto sinnvoller ist ein Verschicken von hochwertigen Einladungskarten auf dem Postweg. Das unterstreicht die Seriosität und auch das persönliche Interesse. Der offizielle Versand bietet sich mindestens drei Monate vorher an, damit die Eingeladenen keine Probleme haben, den Termin für sich zu planen.

3. Die Aufgabenverteilung

Sowohl bei den Vorbereitungen als auch am Tag des Events werden zahlreiche Serviceleistungen benötigt. Wenn Sie dies gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern selbst organisieren, achten Sie auf genügend Ersatzpersonen, die bei Ausfällen problemlos einspringen können. Ebenso besteht die Möglichkeit, für den Festtag einen externen Rundum-Service zu buchen.

Auch hier gilt es natürlich darauf zu achten, dass jegliche Schutzmassnahmen jederzeit eingehalten werden und alle Beteiligten optimal geschützt sind.

4. Das Programm

Das Rahmenprogramm wird durch Anlass und Zielgruppe definiert. Ein gutes Konzept ist wichtig und sollte sowohl Unterhaltung bieten als auch Raum für Gespräche lassen.

Sie können die Gestaltung an eine externe Eventfirma auslagern oder innerhalb des Unternehmens auf kreative Mitarbeiter zugehen. Erlaubt ist, was gefällt, im Budget liegt und sich unter den aktuellen Umständen umsetzen lässt.

5. Das Essen

Ein Rundum-Catering, das im Hintergrund für die kulinarische Verköstigung sorgt, ist der Idealfall und gewährleistet, dass Sie sich am Veranstaltungstag um nichts kümmern müssen. Wichtig ist hier, die aktuellen Vorgaben bezüglich Corona genau zu beachten. Dürfen die Gäste ausschliesslich im Sitzen konsumieren? Wie kann das Essen serviert werden? Wie müssen die Sitzplätze vorbereitet werden, damit die Schutzmassnahmen optimal umgesetzt werden können?

Achten Sie dabei auch auf mögliche Lebensmittelunverträglichkeiten und ausreichende Alternativoptionen für verschiedene Ernährungsbedürfnisse.

6. Der Plan B

Viele Unternehmen bevorzugen für Ihr Event einen Termin in den Sommermonaten. Ein grosser Teil der geplanten Aktivitäten kann draussen stattfinden, die entsprechenden Möglichkeiten sind sehr vielfältig. Niemand kann jedoch garantieren, dass das Wetter mitspielt. Auch ist weiterhin unbekannt, wie sich die Lage der Pandemie bis dahin weiterentwickeln wird.

Sie benötigen einen Plan B, der es Ihnen ermöglicht, ohne Einbussen der Qualität die Veranstaltung in ausreichend grossen Räumlichkeiten zu gestalten. Die Idealplanung sieht eine Kombination aus Innenräumen mit Outdoorbereich vor. Hierbei sind Sie für alle Eventualitäten bestens gerüstet.

Fazit

Ein Firmenevent bietet beste Möglichkeiten Ihre Wertschätzung als Unternehmen auch während Corona zum Ausdruck zu bringen, den Zusammenhalt unter den Mitarbeitern zu stärken sowie die Bindug an die Firma zu stabilisieren und fördern.

Gleichzeitig dient es der Kundengenerierung sowie der Festigung von Beziehungen zu bereits bestehenden Geschäftskunden. Eine gute Planung und damit verbundene kreative Ideen sind wesentlich, um das Event erfolgreich werden zu lassen.