Arbeitsplatz einrichten: So klappt das flexible Arbeiten

Covid-19 hat nicht nur unsere Freizeit drastisch verändert, auch und vor allem im Berufsleben bekommen wir die Auswirkungen stark zu spüren.

Arbeitsplatz einrichten

Home Office ist in aller Munde. Selbst wenn es im ersten Moment verführerisch erscheint von zu Hause aus arbeiten zu können, an dieses flexible Arbeiten müssen sich viele erst einmal gewöhnen. Bereits die ersten Wochen gezeigt: Home Office ist gar nicht so einfach. Sowohl die Mitarbeiter als auch die Firmenchefs müssen einiges beachten.

Mit der Umstellung auf neue Arbeitsmodelle stellen sich folgende Fragen:

  • Wie werden die Büros von morgen aussehen?

  • Lohnt es sich überhaupt noch, ein Grossraumbüro einzurichten?

  • Sollten Firmenchefs ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, flexibel und bei Bedarf auch weiterhin von zu Hause oder einem externen Standort aus zu arbeiten?

Flexible Arbeitsplätze und wie Sie den passenden Arbeitsplatz einrichten

Wie aber lässt es sich in der Praxis realisieren, dass Mitarbeiter künftig verstärkt remote arbeiten?

Oberstes Ziel sollte es für Führungskräfte in Zeiten von Fachkräftemangel sein, dem Personal möglichst gute Arbeitsbedingungen zu schaffen. Home Office ist dabei für viele gerade aktuell ein wichtiger Faktor. Natürlich ist das nicht in allen Sparten möglich.

Statistiken belegen eindeutig, dass die Leistung im Home Office um bis zu 13 Prozent steigt. Der Grund liegt auf der Hand: Im Gegensatz zum Grossraumbüro ist man zu Hause konzentrierter, da keine Umgebungsgeräusche stören. Fakt ist aber auch: Etwa 50 Prozent aller Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten, fühlen sich zu sehr abgeschottet und würden sich lieber wieder in ein Büro setzen.

Die Lösung scheinen also flexible Arbeitsplätze, sprich ein Mix aus Home Office und Arbeit im Büro, zu sein. Flexibles Arbeiten bedeutet aber auch, althergebrachten Arbeitszeitmodellen den Rücken zu kehren. Flexible Arbeitszeiten kommen bei den Mitarbeitern sehr viel besser an. Damit die Kontrolle nicht ganz verloren geht, bieten sich Arbeitszeitkonten an.

Fakt ist, dass unsere Arbeitswelt bedingt durch Corona stark im Wandel ist. Das flexible Arbeiten ist auf dem Vormarsch und wenn beide Seiten die klaren Vorgaben beachten, ein durchaus empfehlenswertes Modell.

Eine wesentliche Voraussetzung: Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Mitarbeitern bedingungslos vertrauen und auch loslassen können. Viel wichtiger als die strikte Einhaltung von Arbeitszeiten sind immerhin die Ergebnisse, die vorgelegt werden.

Flexible Arbeitszeiten bringen immens viele Vorteile mit sich, allen voran: mehr Freiheiten bei der Arbeitsgestaltung.

Stellen Sie sich einmal vor, Sie müssen sich nicht mehr in den Feierabendverkehr stürzen, sondern können das Büro auch zu jeder anderen Zeit verlassen. Vor allem für berufstätige Mütter würde das eine immense Erleichterung darstellen.

Dann zu arbeiten, wenn man am leistungsfähigsten ist, hat auch für den Arbeitgeber Vorteile. Statistisch gesehen sind die Arbeitsleistungen bei einer freien und flexiblen Zeiteinteilung deutlich besser. Allerdings sollten auch beim flexiblen Arbeitszeitmodell klare Regeln gelten.

Wichtig ist zum Beispiel, dass jeder zu jeder Zeit weiss, wo sich der Kollege gerade befindet. Eine zuverlässige interne Kommunikation ist also von entscheidender Bedeutung.

Als Chef müssen Sie sich die Frage stellen, ob der entsprechende Mitarbeiter überhaupt für solche neuen Modelle geeignet ist. Hat er genügend Arbeitseifer, um sein Pensum auch zu Hause zu schaffen? Sind seine räumlichen Gegebenheiten überhaupt so beschaffen, dass ein ungestörtes Arbeiten zu Hause möglich ist?

Verlangen Sie von Ihren Mitarbeitern nicht, 24 Stunden am Tag im Home Office erreichbar zu sein. Auch zu Hause sollte der Mitarbeiter seinen wohlverdienten Feierabend haben.

Sicherheitsstandards einhalten & Sicherheit während Corona gewährleisten

Keiner weiss genau, wie lange die Coronakrise noch anhält. Aus diesem Grund sollten wir uns auch für die Zukunft Gedanken über alle erdenklichen Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz machen und so den Arbeitsplatz einrichten. Das Tragen der Mund- und Nasenmaske ist uns längst in Fleisch und Blut übergegangen und auch das Händeschütteln unter den Kollegen gehört der Vergangenheit an.

Ein heikles Thema ist nach wie vor der Abstand. In einigen kleinen Büros ist es einfach nicht möglich, den geforderten Abstand von 1,50 Metern zum Nachbarschreibtisch einzuhalten.

In diesem Fall ist es am vernünftigsten, einen Teil der Mitarbeiter ins Home Office zu schicken. Sollte Home Office nicht möglich sein, kann man sich auch in kleinen Büros behelfen: Zum Arbeitsplatz einrichten zählen Schutzwände und Abschirmungen. Sie kommen überall dort zum Einsatz, wo der Mindestabstand von 1,50 Metern nicht gewährleistet werden kann. Befinden sich Warnhinweise und Absperrungen auf dem Boden, ist es leichter, den Mindestabstand konsequent umzusetzen.

Dass jeder Mitarbeiter seine eigenen Arbeitsutensilien haben sollte, versteht sich beim Arbeitsplatz einrichten natürlich von selbst. Übrigens kann die Coronapandemie ein guter Anlass sein, das Büro möglichst zu digitalisieren. Rechnungen und andere Belege digital zu erfassen spart nicht nur Zeit und die Umwelt, sondern vermeidet auch unnötige Kontaktpunkte.

Was zu den täglichen Sicherheitsvorkehrungen im Büro zählt, wissen mittlerweile alle: Mehrmals am Tag Hände waschen zum Beispiel ist Pflicht. Zudem sollte der Arbeitgeber jedem Mitarbeiter ein Spray zur Desinfektion der Hände zur Verfügung stellen.

Das gilt natürlich nicht nur für die Angestellten: Haben Sie Kontakt mit Kunden, platzieren Sie ein Desinfektionsmittel gleich im Eingangsbereich Ihres Unternehmens.

Damit Coronaviren keine Chance haben, lüften Sie Ihr Büro mindestens einmal in der Stunde kräftig durch. Dasselbe gilt natürlich auch für Ihr Home Office zu Hause.

Kleiner Praxistipp: Stellen Sie sich einfach am Smartphone eine Erinnerung ein: So vergessen Sie das Lüften gewiss nicht. Noch besser ist natürlich Bewegung an der frischen Luft.

Ein kleiner Spaziergang in der Mittagspause ist auch mit den Kollegen erlaubt und eine willkommene Alternative zum gemeinsamen Essen, das im Moment leider noch ausfallen muss.

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Facebook Chef Mark Zuckerberg etwa geht in einem Interview davon aus, dass in zehn Jahren jeder zweite Beschäftigte des Konzerns von zu Hause aus arbeiten wird. Auch die Statistiken in Deutschland sprechen für sich: In Coronazeiten haben etwa ein Drittel aller Angestellten teilweise oder sogar komplett von zu Hause aus gearbeitet.

Unternehmer sollten sich also die Frage stellen, ob es sich überhaupt noch lohnt, riesige Bürokomplexe anzumieten. Die Nachfrage nach freien Büroflächen wird nach der Coronakrise stark zurückgehen, darin sind sich Experten einig. Das wiederum wird sich auf die Mietpreise auswirken.

Wie sich die Coronakrise auf den Immobilienmarkt auswirken wird, kann noch nicht genau vorhergesagt werden. Die Entwicklung der Büroflächen ist in erster Linie von der Konjunkturentwicklung abhängig. Werden verstärkt Mitarbeiter entlassen oder behalten sie ihren Arbeitsplatz? Davon ist abhängig, wie viele Büros benötigt werden.

Auch wenn sich das Modell Home Office tatsächlich auch nach Corona durchsetzt, werden natürlich viel weniger Büroflächen als bisher benötigt. Dass Büros komplett zum Auslaufmodell werden, sehen Experten nicht.

Mit grosser Wahrscheinlichkeit wird sich eine Mischform von Home Office und Arbeitsplätzen im Büro oder an verschiedenen Standorten durchsetzen, so dass kurze Arbeitswege und effizientes Arbeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter möglich ist.

Flexible Mietverträge haben hier den Vorteil, dass Sie dem angemieteten Unternehmen den nötigen Freiraum geben, um schnell auf Veränderungen zu reagieren und nicht wie aktuell für leerstehende Büroflächen zu zahlen während die ganze Belegschaft von zu Hause aus arbeitet.

Fazit: Corona hat uns alle noch fest im Griff und auch wenn die Pandemie überstanden ist, wird sich die Arbeitswelt verändert haben. Grund genug also, schon jetzt die Büro Planung zu überdenken und Platz zu machen für neue Arbeitsplatzmodelle.