Das Anmieten von Büroräumen ist ein Vorhaben mit Konsequenzen. Aus dieser Verpflichtung wieder auszusteigen, ist in der Regel nur mit hohem organisatorischen und finanziellen Aufwand möglich – wenn es überhaupt durchführbar ist.
Ein Büro, das sich bei der ersten Besichtigung als Erfüllung aller Wünsche und Träume präsentiert, kann sich schon nach wenigen Monaten als Quelle endloser Probleme und Ärgernisse erweisen.
Aus diesem Grund sollten Sie die Wahl Ihres neuen Büros erst nach einer gründlichen Analyse aller damit verbundenen Aspekte vornehmen.
Büroräume mieten ist wie das Eingehen einer Ehe. Besonders, wenn der Einzug bereits vollzogen ist und der Geschäftsbetrieb schon begonnen hat, lässt sich die Scheidung nur noch unter grossen Reibungsverlusten bewerkstelligen.
Ohne Checkliste geht bei der Bürosuche gar nichts. Systematisieren Sie die Recherche – insbesondere, wenn Sie sich eine grössere Zahl von Objekten ansehen – indem sie für jede besichtigte Lokalität eine Bewertung nach vorher festgelegten Gesichtspunkten vornehmen.
Die wichtigsten sind:
Wenn Sie bei einer Besichtigung ohne feste Vorstellungen über Ihren Flächenbedarf erscheinen, haben Sie etwas falsch gemacht. Der erste Schritt beim Büroräume mieten ist die genaue Ermittlung der benötigten Fläche und der Raumaufteilung.
Die übliche Berechnung – Mitarbeiterzahl mal Arbeitsfläche pro Kopf plus Nebenflächen – führt zu einer konkreten Quadratmeterzahl, aber noch nicht zum endgültigen Flächenbedarf. Was dafür noch fehlt, ist ein weiterer Faktor: die Zeit.
Um nachhaltig und zukunftsorientiert zu planen, müssen Sie auch die voraussichtliche Entwicklung Ihres Unternehmens mit in Ihre Berechnung einbeziehen.
Wie viele Mitarbeiter hat die Firma voraussichtlich in drei Jahren? Wie viele in fünf? Werden weitere Geschäftsfelder dazu kommen, die eigene Bereiche benötigen?
Das, und einiges mehr, gehört ebenfalls in die Berechnung Ihrer benötigten Fläche.
Natürlich sollten Sie auch nicht zu gross planen, alleine schon im Interesse der fixen Kosten. Kommt Ihnen allerdings ein besonders preisgünstiges Objekt unter die Finger, das im Grunde viel zu gross für Sie ist, sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie nicht trotzdem zugreifen sollten.
Natürlich kann keine produktive Arbeitsatmosphäre entstehen, wenn sich die Mitarbeiter in den Tiefen endloser Räumlichkeiten verlieren. Allerdings können Sie mit dem Flächenüberschuss auf zwei Arten sinnvoll umgehen:
Entweder Sie verkleinern die genutzte Fläche optisch und funktionell durch Stellwände oder Trockenbaumassnahmen und halten die Restfläche für das spätere Wachstum in Reserve.
Oder Sie verwenden die überschüssige Fläche für die Untervermietung, beziehungsweise eine Bürogemeinschaft mit einem artverwandten Unternehmen zur Förderung synergetischer Effekte.
Zugegeben – vieles lässt sich auch im Nachhinein noch installieren oder einbauen. Was aber schon vorhanden ist, muss nicht extra bezahlt werden. So sollte jedes einigermassen zeitgemässe Büro mit einer ausreichenden Infrastruktur für Telekommunikation und IT ausgestattet sein.
Gerade in Altbauten gibt es hier Defizite, ebenso wie bei der Anzahl der Steckdosen oder beim Mobilfunkempfang, der von dicken Altbauwänden blockiert wird. Hier sollten Sie sorgfältig abwägen, was hinnehmbar und was nachträglich optimierbar ist.
Gleiches gilt für die sanitären Anlagen und die Küche. Ebenfalls sollten Sie auf die Lichtverhältnisse und die Heizung achten. Dunkle Räume erhöhen nicht nur die Energiekosten – sie sind auch einer positiven und motivierenden Arbeitsatmosphäre abträglich.
Und wenn die Räume mit vernünftigen Mitteln nicht warm zu bekommen sind, entschwindet die Arbeitsmoral gemeinsam mit der vergeblich erwärmten Luft durch die Ritzen und Fugen einer schlechten Wärmeisolierung.
Die Vorstadtlage eines Büros kann sich günstig auf den Mietpreis auswirken. Allerdings bezahlen Sie das möglicherweise mit Nachteilen an anderer Stelle.
Basiert Ihr Geschäftsbetrieb auf häufigem Kundenbesuch – beispielsweise für individuelle Beratungen – behindern Sie Ihre unternehmerische Entwicklung möglicherweise durch lange Anfahrtswege Ihrer Zielgruppe. Auch für Ihre Mitarbeiter kann die Verkehrsanbindung ein wichtiges Kriterium darstellen.
Büroräume mieten ist also auch eine Frage des Unternehmensgegenstands. Möglicherweise lohnt sich der höhere finanzielle Aufwand für ein Büro in guter innerstädtischer Lage, weil sich dadurch ein intensiverer Kundenkontakt mit entsprechend höheren Konversionsraten eröffnet. Auch die Rekrutierung neuer Mitarbeiter gestaltet sich bei guter Innenstadtlage erheblich einfacher.
Ebenso spielt der Stadtteil eine wichtige Rolle. Befindet sich das Büro mitten in einem sozialen Brennpunkt, muten Sie Kunden und Mitarbeitern einiges zu, wenn Sie von ihnen erwarten, zu Ihnen zu kommen. Auch, wenn es sich finanziell auswirkt: Das Prestige des Stadtteils schlägt unmittelbar auf Ihr Prestige durch.
Ähnliches gilt für die lokalen Voraussetzungen. Das ideale Büro bietet optimale Bedingungen für jede Art der Anreise. In unmittelbarer Nähe öffentlicher Verkehrsmittel gelegen – vorzugsweise einer Tram, Bus – oder S-Bahn-Station – sollten nach Möglichkeit auch genügend Parkplätze zur Verfügung stehen, entweder auf der Strasse oder durch Zufahrt in die Tiefgarage oder ein Parkhaus in der Nähe.
Beim Büroräume mieten sollten Sie einen wichtigen Grundsatz nicht aus den Augen lassen: In Büros sind Menschen zugange. Das klingt lapidar, ist es aber nicht. Für Kunden und Mitarbeiter müssen gewisse Mindestvoraussetzungen erfüllt sein, soll das Büro seine Aufgabe in vollem Umfang erfüllen.
Zu den zentralen Voraussetzungen für gute soziale Bedingungen gehört – ja nach Branche – der barrierefreie Zugang von der Strasse bis ins Büro. Aufzüge und Rollrampen können hier bereits alle Voraussetzungen erfüllen.
Ein Kindergarten in Fussgängerentfernung kann viele Probleme Ihrer Mitarbeiter lösen. Das Abliefern der Kleinen auf dem Arbeitsweg und das Mitnehmen auf dem Rückweg vereinfacht die Tagesplanung erheblich und ist auch ein wichtiges Argument gegenüber Aspiranten bei der Ausschreibung neuer Jobs.
Auch die Geräuschentwicklung rund um das Bürogebäude ist ein wichtiger sozialer Faktor. Lässt sich in einem nicht klimatisierten Büro im Hochsommer nur bei geschlossenen Fenstern ungestört arbeiten, weil es auf eine achtspurige Durchgangsstrasse ausgerichtet ist, wird sich weder ein gutes Arbeitsklima einstellen noch ein effektives Kundengespräch verwirklichen lassen.
Von Bedeutung ist auch die soziale Interaktion innerhalb der Büroräume. Gerade in Grossraumbüros kann die Geräuschentwicklung vom nebenan telefonierenden Kollegen jede konzentrierte Arbeit unmöglich machen. Das muss nicht unbedingt an der lauten Stimme des Mitarbeiters liegen. Auch das Hallverhalten des Raums und das Vorhandensein von akustischen und optischen Raumteilern entscheiden darüber, ob sich der Arbeitsalltag als positive Erfahrung darstellt.
Wesentlich ist auch die Existenz von Rückzugsflächen, sei es eine Küche oder ein Pausenraum. Gönnen Sie Ihren Mitarbeitern mindestens ein Reservat der Ruhe, um ihre Arbeitskraft über den gesamten Tag hinweg zu erhalten. Besonders in Zeiten der Corona-Pandemie ist es wichtig, dass ausreichend Fläche für jene Mitarbeiter*innen vorhanden ist, die lieber im Büro als im Homeoffe arbeiten.
Nicht immer brauchen Sie ein vollständiges Büro mit allen integrierten Einrichtungen. Gerade in der Anfangsphase, oder bei der testweisen Entwicklung eines Geschäftsmodells, bringt die Einmietung in einen Coworking-Space grosse Vorteile.
Coworking sollte nicht mit Homeoffice verwechselt werden. Auch die Methode, im eigenen Heim zu arbeiten, kann besonders in der Startphase oder bei bestimmten Geschäftsfeldern eine praktikable Alternative darstellen, wie die aktuelle Situation belegt. Coworking ist allerdings eine andere Sache.
Coworking oder auch Shared Offices bieten Arbeitsplätze innerhalb einer voll erschlossenen und modern ausgestatteten Office-Umgebung an.
Das bietet gerade Startups nicht nur erhebliche finanzielle Vorteile: Gerade das gemeinsame Wirken in einer erfolgsorientierten, engagierten und motivierten Gemeinschaft und das daraus entstehende Feedback erzeugen oft die entscheidende Initialzündung für das eigene Projekt.
Die Gesamtkosten für Ihr Büro setzen sich aus mehreren Elementen zusammen. Neben der eigentlichen Miete kommen die Nebenkosten für Wasser, Strom, Hausverwaltung und Telekommunikation hinzu.
Auch die Gewerbesteuersätze am Standort sind eine Überlegung wert – sie können sich stark voneinander unterscheiden. Ist Ihr Unternehmen standortunabhängig, sollte also auch der Hebesatz für die Gewerbesteuer ein Entscheidungskriterium darstellen.
Wie bereits erwähnt: Das billigste Büro ist nicht immer das beste. Sinnvoll ist eine nüchterne Abwägung zwischen Standortkosten und dem Nutzen, den der Standort für den Geschäftsbetrieb bringt.
Büroräume mieten erfordert umfassende Überlegungen zu Standort, Grösse, Ausstattung und soziales Umfeld. Nicht in jedem Fall ist es die richtige Entscheidung, das preiswerteste Angebot in einer Nebenlage zu wählen.
Oft können Aspekte der Verkaufsförderung und der Mitarbeiterbindung es sinnvoll erscheinen lassen, sich für ein kostspieligeres Objekt in guter Innenstadtlage mit optimaler Verkehrsanbindung zu entscheiden.
