Die einen brauchen das geschäftige Treiben im Büro samt Austausch mit den Arbeitskollegen, die anderen arbeiten lieber ohne Ablenkung und Kontrolle von zu Hause aus – alle aber wünschen sich die Flexibilität, zwischen Büro und Home Office wählen und mal hier, mal dort arbeiten zu können.
Die Corona-Krise hat gezeigt: Der Spagat zwischen Büro und Heimarbeitsplatz kann funktionieren. Nun müssen sich Unternehmen für die mobile und flexible Zukunft fit machen.
Kann die gesamte Belegschaft eines Unternehmens von zu Hause aus arbeiten? Lange Zeit war die Antwort auf diese Frage: Nein! Doch die vergangenen Monate, geprägt von der Corona-Pandemie und der Ansteckungsangst verdeutlichen: Das geht sehr wohl.
Ganze Belegschaften blieben monatelang zu Hause, arbeiteten tagein, tagaus in den eigenen vier Wänden und trafen sich zu den gemeinsamen Besprechungen am Computerbildschirm.
Während einige Mitarbeitende wieder in die Büros ziehen, bleiben andere weiterhin in den eigenen vier Wänden. Was bleibt, ist die Gewissheit, dass das Arbeiten im Home Office funktioniert.
"Mit der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass es ein Arbeitsmodell für jedermann und jedefrau ist. Auf einmal haben es alle gemacht und festgestellt: Das geht ja irgendwie", hat auch Jutta Rump, Professorin für Allgemeine Betriebswirtschaftslehre und Direktorin am Institut für Beschäftigung und Employability (IBE) in Ludwigshafen, festgestellt.
Die HR-Expertin ist sich sicher, dass das Home Office in Zukunft nicht mehr aus den Unternehmen wegzudenken sein wird – zumindest teilweise. "Wir werden Mischformen haben, und das wird sich durch alle Hierarchien ziehen."
Es sind genau diese Mischformen aus Präsenztagen im Büro und ablenkungsfreiem Arbeiten zu Hause, die die grosse Mehrheit der Arbeitnehmer attraktiv findet. Ab und an am heimischen Schreibtisch arbeiten und an einigen Tagen in der Woche ins Büro gehen, um sich mit Kollegen auszutauschen und in der Mittagspause zu verabreden – diese Flexibilität wünschen sich auch immer mehr Schweizer.
So ergab eine Umfrage der Mediengewerkschaft Syndicom und des Forschungsinstituts GfS Bern, dass die Arbeitszufriedenheit höher ist, weil sich Privat- und Berufsleben besser vereinbaren lassen.
Immerhin 80 Prozent der Umfrageteilnehmer waren mit ihrer Home Office-Situation zufrieden. Und 90 Prozent wünschen sich, sowohl im Büro als auch zu Hause arbeiten zu können.
Als negativ bewerteten die Teilnehmer lediglich die fehlenden informellen Kontakte zu Kollegen und Vorgesetzten sowie die mangelhafte Ergonomie und Technologie am Heimarbeitsplatz.
Diese negativen Aspekte lassen sich aber ganz einfach aufheben – mit eben jener Mischung aus Präsenz- und Heimarbeit. HR-Expertin Rump empfiehlt dafür: "Jedes Team sollte mindestens einen Tag pro Woche gemeinsam im Office sein. Und das gilt nur für eingespielte Teams. Bei ungeübten Teams sollten es mindestens drei Tage gemeinsam im Office sein, und zwei Tage mobiles Arbeiten."
Essenziell sei zudem der tägliche Austausch. "Dazu sollte man als Team feste Zeiten festlegen, etwa von Montag bis Donnerstag immer um 10:30 Uhr. Dann wird das operative Tagesgeschäft besprochen, man schaltet sich bestenfalls über Kollaborationstools am Bildschirm virtuell zusammen," fordert Rump.
Immerhin: Ein Randphänomen war das Home Office auch vor Corona nicht. So arbeiteten in der Schweiz laut Zahlen des Bundesamtes für Statistik im Jahr 2019 schon rund 25 Prozent aller Arbeitnehmer zumindest gelegentlich von zu Hause. Zum Vergleich: Zwanzig Jahre zuvor waren es noch nicht einmal zehn Prozent.
Gerade die grossen Unternehmen boten – auch aufgrund des Fachkräfteengpasses – immer öfter die Option auf mobiles Arbeiten, um sich als Arbeitgeber attraktiv und zukunftszugewandt zu zeigen.
So gibt ein Drittel der eidgenössischen Unternehmen an, seinen Mitarbeitenden auch schon vor der Krise das Arbeiten in den eigenen vier Wänden gestattet zu haben. Zum Vergleich: In Deutschland waren es lediglich 25 Prozent, in Österreich 20 Prozent der Unternehmen.
Nach einigen Monaten der kollektiven Heimarbeitserfahrung wollen 85 Prozent der Schweizer Unternehmen Remote Working auch nach der Corona-Krise weiterhin ermöglichen. In Deutschland wollen dagegen 73 Prozent und in Österreich 79 Prozent der Firmen den Schritt in die Zukunft des Arbeitens wagen.
So gehen die Schweizer Grossbank UBS und der Versicherungskonzern Helvetia davon aus, dass in Zukunft etwa ein Drittel der Belegschaft zu Hause arbeiten wird.
Auch andere Unternehmen wie die Credit Suisse, Swisscom, die Post, ABB, SBB, Roche, Novartis und Nestlé wollen ihren Mitarbeitenden künftig flexibles und mobiles Arbeiten ermöglichen – in welchem Umfang, liesse sich derzeit aber noch nicht konkretisieren. Für genauere Prognosen führen immerhin die Credit Swiss und Swisscom interne Umfragen unter ihren Mitarbeitenden durch.
Dass sich gerade die Schweizer Unternehmen nun durchaus flexibel in Sachen Home Office zeigen, liegt sicherlich auch daran, dass sie für das neue Zeitalter des Arbeitens gut aufgestellt sind.
Immerhin 71 Prozent der eidgenössischen Firmen konnten ihre Mitarbeitenden nach der Empfehlung des Bundesrates unverzüglich und ohne Schwierigkeiten an den heimischen Schreibtisch schicken und ihnen vom ersten Tag an die nötige Technologie zur Verfügung stellen.
Weltweit war es lediglich 55 Prozent der Firmen möglich, ihre Beschäftigten ohne grössere Komplikationen von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Das hat die Personalberatung Robert Walters in einer Umfrage mit über 5000 Personalverantwortlichen festgestellt.
Zudem haben 88 Prozent der befragten Schweizer Betriebe kein Absinken der Produktivität bemerkt. Das liegt auch daran, dass sich das Gros der Arbeitnehmer nach einer kurzen Umgewöhnungsphase schnell an die neuen Strukturen angepasst und entsprechende Routinen entwickelt hat.
Viele von ihnen schätzen die Ruhe und die störungs- und ablenkungsfreie Arbeitszeit, in der sie sich voll und ganz auf die vor ihnen liegenden Aufgaben konzentrieren können.
Ein Kinderspiel ist das Arbeiten im Home Office allerdings nicht. Wichtig ist, dass sich Mitarbeitende wie Vorgesetzte auch bei der Remote Arbeit an Regeln halten: So müssen Führungskräfte klar definieren, welche Aufgaben in welcher Zeit erledigt werden müssen.
Beschäftige müssen einen Tagesablauf strukturieren und einhalten – und diesen auch gegenüber Kollegen und Chefs kommunizieren sowie während der Arbeitszeit erreichbar sein. Richtlinien zu Arbeitszeit und Arbeitszeiterfassung gelten aber auch am heimischen Schreibtisch.
Damit es da keine Probleme gibt, empfiehlt es sich, auch am heimischen Schreibtisch auf ein elektronisches Arbeitszeiterfassungssystem zu setzen – zum Beispiel via Formular, Excel-Liste oder Zeiterfassungs-App.
Zudem gelten natürlich auch bei der Arbeit in den eigenen vier Wänden die üblichen Regelungen zu Arbeits- und Ruhezeiten sowie zum Verbot von Sonntags- und Nachtarbeit.
Darüber hinaus sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Beschäftigten einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen respektive die Kosten für die nötige Arbeitsinfrastruktur in der Wohnung der Angestellten zu übernehmen.
Wichtigstes Element ist natürlich die nötige Technologie. Software und Tools müssen reibungslos funktionieren und der Zugriff auf Firmenserver jederzeit gewährleistet sein, damit Arbeitsqualität und Produktivität nicht beeinträchtigt werden. Sind diese Technologien nicht vorhanden, müssen Unternehmen investieren.
Zur Arbeitsinfrastruktur gehören aber auch Geräte wie Laptop, Drucker und Telefon – und ergonomische Büromöbel. Unter Umständen kann sogar eine Beteiligung der Firma an den Mietkosten des Arbeitnehmers erforderlich werden.
Und nicht zuletzt sind gegenseitiges Vertrauen, Transparenz, Eigenverantwortung und Autonomie nötig, damit das flexible Arbeiten auf Dauer funktioniert. Sind diese Hürden genommen, steht dem Schritt in die flexible Zukunft nichts mehr im Wege.
