7 Tipps für ein gelungenes Office Management

Gerade im Büro braucht es Struktur und Ordnung, denn Durcheinander und Beliebigkeit sind schlecht für das Geschäft. Stellen Sie sich das so vor: Mit zunehmendem Chaos sinken die Gewinne. Die Lösung? Gutes Office Management! Sobald Sie diese sieben Tipps eines guten Büromanagements anwenden, werden Sie erstaunt sein, welchen Unterschied gelungenes Office Management ausmacht.

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Tipp 1: Die Planung in den Vordergrund stellen

Als Unternehmer müssen Sie sowohl Ihre eigene Arbeit als auch die Leistung des restlichen Büros im Griff haben. Selbst für die erfahrensten Büroleiter kann dies eine grosse Herausforderung sein, insbesondere an stressigen Tagen, an denen Sie scheinbar links und rechts Feuer löschen müssen. Mit ein paar einfachen Techniken werden diese Tage jedoch immer seltener. Ausserdem gibt Ihnen diese Herangehensweise die Möglichkeit, zwischen den Aufgaben zu atmen.

Viele Führungskräfte verbringen Tage damit, nur zu reagieren und fragen sich dann, warum sie dennoch nichts erreichen.

Ein konkreter Geschäftsplan ist ein wesentlicher Bestandteil eines gelungenen Office Managements und gehört zur regulären Büroroutine. Erfolgreiche Unternehmer investieren wöchentlich etwas Zeit für die Geschäftsplanung. Viele nutzen die tägliche Planungsroutine als Instrument zur Zielsetzung und zum Wachstum. Wenn Sie Mitarbeiter haben, beziehen Sie diese ebenfalls in die tägliche Planung ein.

Tipp 2: Routinen festlegen

Routineaufgaben erfordern Regelmässigkeit, damit das Büro organisiert bleibt und einen reibungslosen Ablauf erfährt. Stellen Sie Routinen für die Bearbeitung von Papierkram und sich wiederholenden Büroaufgaben zusammen. Jedes Dokument und jeder Brief, der in Ihr Büro kommt, sollte zuerst gesichtet und dann einsortiert werden und sich nicht willkürlich auf dem Schreibtisch stapeln.

Ebenso sollte die digitale Kommunikation wie E-Mails priorisiert und nach Möglichkeit sofort bearbeitet oder für zukünftige Massnahmen gekennzeichnet werden.

Office-Systeme, einschliesslich Desktops, Dateiserver, Multifunktionsdrucker und mobile Geräte, erfordern sowohl Administration als auch Notfallverfahren. Wenn ein System abstürzt oder Geräte ausfallen, sollte jedem im Büro klar sein, wen er anrufen muss, was zu tun ist und was nicht.

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Sie müssen ihren Vornamen angeben.
Sie müssen ihren Nachnamen angeben.
Sie müssen eine gültige E-Mail-Adresse angeben.
Sie müssen vor dem Einreichen zustimmen.

Vielen Dank für Ihr Interesse und viel Spass bei der Lektüre.

Tipp 3: Aufzeichnungen pflegen

Das Führen von Aufzeichnungen klingt nach dem einfachsten Teil einer guten Büroverwaltung. Doch müssen diese Dokumente sowohl aktuell als auch zugänglich gehalten werden.

Machen Sie es zu einer Büroroutine.

Angenommen, Sie gewinnen einen neuen Kunden. Es dauert einen kurzen Moment, diesen Neukunden in Ihre Datenbank einzugeben. Im Anschluss braucht es wenige Minuten, bis der Datensatz aktualisiert ist, nachdem Sie mit dem Kunden einmal telefoniert haben.

Tipp 4: Raum sinnvoll nutzen

Machen Sie einen Rundgang durch Ihr Büro. Ist es ein gelungenes Beispiel für Raummanagement oder eher Missmanagement? Müssen Sie um Hindernisse lenken, besteht Stolpergefahr? Wenn Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen, können Sie dort tatsächlich bequem arbeiten? Ist alles logisch angeordnet, sodass die wichtigsten Dinge am nächsten sind?

Es gibt von Aktenschränken bis hin zum Druckerstand eine Menge Gegenstände im Büro.

Um ein gelungenes Office Management zu erreichen, muss alles im Büro für maximale Effizienz und Sicherheit angeordnet sein.

Richten Sie sich nach den Gegebenheiten des Bürodesigns, um alle Anforderungen an Beleuchtung und Belüftung der Büroräume zu erfüllen und diese so zu einem sicheren und besseren Arbeitsplatz zu machen.

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Tipp 5: Mühsame Aufgaben extra einplanen

Es ist zu einfach, knifflige Aufgaben aufzuschieben. Die meisten kleineren Unternehmen tun sich gerade mit Aufgaben wie dem Versenden und Bearbeiten von Nachrichten oder der Buchhaltung schwer. Leider funktioniert ein Büro nur, wenn auch diese Aufgaben erledigt sind.

Wenn auch Sie als Unternehmer häufig lästige oder einfach langweilige Aufgaben erledigen müssen und diese niemand anderem zuweisen können, dann planen Sie dafür jede Woche ein eigenes Zeitfenster ein.

Zwingen Sie sich regelmässig dazu, lästige Aufgaben abzuarbeiten und den gesetzten Zeitplan auch einzuhalten.

Nehmen Sie sich beispielsweise einen Morgen oder am Nachmittag Zeit und tätigen Sie Anrufe, beantworten E-Mail-Anfragen, verfassen Sie Social-Media-Beiträge, holen Sie die letzten Aufgaben der Buchhaltung nach oder aktualisieren Sie Ihre Aufzeichnungen. Wenn Sie dies über mehrere Wochen tun, wird das feste Zeitfenster zu einer guten Gewohnheit für das Office Management.

Tipp 6: Verantwortlichkeiten bestimmen

Ein gelungenes Office Management hängt davon ab, dass jeder weiss, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Stellen Sie sich einmal vor, was passieren würde, wenn der Einkauf für Ihr Unternehmen von einer beliebigen Person zu den verschiedensten Uhrzeiten getätigt werden würde. Denken Sie, Sie würden dann alltägliche Dinge wie Druckerpapier noch problemlos finden, wenn Sie es benötigen?

Das Beauftragen einer bestimmten Person für das Bestellen sämtlicher Verbrauchsmaterialien und Geräte löst dieses Problem und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Lassen Sie die Mitarbeiter die angegebene Person per E-Mail über Lieferanfragen informieren oder veröffentlichen Sie eine handschriftliche Liste an einer auffälligen Stelle, an der alle Mitarbeiter aufschreiben können, was sie benötigen.

Dies gilt auch für die Verwaltung von Computersystemen. Sie müssen eine Person bestimmen, die sämtliche Konten, Kennwörter und Programme im Auge behält und die für die Sicherheit Ihrer Computersysteme verantwortlich ist.

Die Verwendung von Cloud-basierten Systemen für Büroanwendungen, Buchhaltungssoftware und Datenspeicherung ist gerade für kleine Unternehmen die ideale Lösung. Sie müssen jedoch eine vertrauenswürdige Person bestimmen, um administrative Aufgaben wie das Hinzufügen und Löschen von Benutzern auszuführen, damit Ihr Büro reibungslos läuft.

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Tipp 7: Aufgaben delegieren

In einer perfekten Arbeitswelt würde jeder Mitarbeiter nur das tun, wofür er oder sie geeignet ist. In der Realität plagen sich Menschen jedoch mit Aufgaben, für die sie weder Zeit noch Talent haben.

Mit dem Delegieren von Aufgaben können Sie Ihr Office Management nachhaltig verbessern und sich auf Ihre Talente konzentrieren, wodurch sich Ihr Geschäftsergebnis verbessert.

Eine Teilzeitkraft oder ein virtueller Assistent könnten beispielsweise zahlreiche Verwaltungsaufgaben im Büro übernehmen und Ihnen so wertvolle Zeit schenken.

Fazit

Wenn es um Office Management geht, spielen Faktoren wie die Büroeffizienz und sämtliche Aspekte, die zur effektiven Leistung der Büroarbeit beitragen, zusammen. Die Schlüsselwörter hier sind Effizienz und Effektivität.

Sobald ein Unternehmen ordnungsgemäss geführt wird, entstehen Kontrolle über die Büroaktivitäten, reduzierte Unternehmenskosten, zufriedene Mitarbeiter und die Koordination aller Unternehmensaktivitäten. Wenn Sie diese sieben Tipps für Ihr Office Management anwenden, sind Sie immer einen Schritt voraus und schöpfen die Leistung Ihres Büros vollständig aus.