Wer in einem Büro arbeitet, ein Unternehmer ist und somit Menschen in einem ganzen Bürokomplex führt und anleitet oder auch Bereichsleiter ist und deswegen die Verantwortung über mehrere Büros hat; sie alle kennen vermutlich das Dilemma.
Der optimistische und ein wenig unrealistische Wunschgedanke ist: Morgens kommen, stundenlang absolut produktiv sein - selbstredend ohne irgendwelche Störungen - und abends zufrieden über seine weltbewegende Leistung wieder nach Hause gehen. Selbst wenn man nicht gleich die ganze Welt verändern möchte, produktiv sein würde man doch immer gerne.
Die Realität sieht allerdings in den meisten Fällen anders aus. Die Produktivität von morgens bis abends wird meist schon in der ersten Stunde gestört, wenn das Telefon zehnmal klingelt. Oftmals sind unter all den Anrufen gerade einmal zwei relevante, und doch rackert man sich ab, indem man alle annimmt und abarbeitet.
In der Mittagspause dann, nachdem man nur zwei statt vier Stunden ungestört arbeiten konnte, geht man selbst ins Foyer und sammelt die ganze Post ein, um sich danach dann selbst etwas vom Imbiss um die Ecke zu holen.
Auch das bedeutet "Unternehmer" in den meisten Fällen: viel dafür unternehmen müssen, damit der ganze Laden läuft, statt nur für das Wachstum der Firma zu sorgen.
Genau dafür gibt es allerdings Abhilfe, und diese präsentiert sich in Form der sogenannten "Facility Services".
Facility Services erledigen all die Aufgaben, die eben eigentlich nicht zum Unternehmer-Sein dazugehören sollten. Schauen Sie sich im folgenden an, wo genau die wertvollen Helfer nützlich werden können.
Eine der beliebtesten Formen des Facility Services ist ohne Zweifel der Telefonservice, da sowohl nötige als auch unnötige Anrufe einer der grössten Störfaktoren im unruhigen Alltag des Büros ist. Wenn das Telefon klingelt, fühlt man sich verpflichtet, abzunehmen. Und damit unterbricht man sich selbst in seinem Workflow, in seiner Produktivität.
Beim Telefonservice wird jedoch all das von anderen abgenommen. Jeder Anruf wird angenommen von jemandem, der professionell allein dafür da ist.
Dann wird gefiltert: Nach den Kriterien, die Sie zuvor vorgegeben haben, werden die wichtigsten Anrufe an Sie weitergeleitet, während die unwichtigen delegiert und die unnötigen abgeblockt und überhaupt nicht weitergeleitet werden.
Damit behalten Sie vor allem immer den Überblick über alle Termine, die der Telefonservice im Idealfall mit einer anderen Art von Facility Service abstimmen kann: dem beim nächsten Punkt beschriebenen Sekretariat.
Übriges: Auch für die Aussenwirkung ist ein Telefonservice sein Geld wert. Denn egal wo Sie gerade sind, es wird immer jemand ans Telefon gehen und Ihr Unternehmen wird einen professionelleren Eindruck nach aussen hin erwecken.
Beim Sekretariats Büroservice werden sämtliche Aufgaben übernommen, die auch die klassische Sekretärin oder der klassische Sekretär erledigen.Vor allem arbeiten sie in ihrer Rolle assistierend und unterstützend für Sie und sorgen gewissermassen als "Vorkämpfer" dafür, dass nur die entscheidenden Probleme und Themata zu Ihnen durchdringen.
Ebenso zählen sämtliche kleinere Aufgaben dazu, die delegiert werden können und, würden Sie es selbst erledigen, eher Ihre Zeit verschwenden würden.
Beispiele hierfür sind Recherche, die Vorbereitung von Events, Konferenzen und Meetings, das Bestellen von Büromaterialien oder die Erledigung von Abrechnungen und Diktaten.
Die Korrespondenz wird hochprofessionell erledigt und generell kann sowohl der bereits genannte Telefonservice wie auch der im nachfolgenden erläuterte Postservice in die Arbeit des Sekretariats integriert werden, wenn das den eigenen Anforderungen und Wünschen entspricht.
Wer jedoch überproportional viel Post- oder Telefonverkehr hat, kann die beiden jeweiligen Themengebiete natürlich auch als eigene Punkte des Facility Services buchen.
Wie bereits oben beschrieben kann der Postservice vom Sekretariat übernommen werden, genauso gut aber auch als eigenständige Stelle auftreten.
Der erste Schritt bei der Nutzung eines unterstützenden Postservice ist die Anmietung eines Postfachs. Dabei geht es um ein professionelles und dauerhaft verwaltetes Postfach statt um eine schlichte Briefkasten-Adresse.
Die Services sind ähnlich wie die bei dem Telefonservice und es geht vor allem um Präsenz, Selektion und Filterung, sowie Überblick.
Durch das dauerhaft verwaltete Postfach ist also Präsenz und folglich postalisch ständige Erreichbarkeit gewährleistet.
Sobald ein Brief oder Paket eingegangen ist, wird nach den ebenfalls zuvor von Ihnen festgelegten Kriterien gefiltert und selektiert: Was ist wichtig, was ist unwichtig, was kann direkt aussortiert werden, wie zum Beispiel Werbung.
Wie auch beim Telefonservice kann dann an Sie weitergeleitet, delegiert und direkt aussortiert werden.
Ausserdem wird durch das Selektieren der wichtigsten Post gesichert, dass immer der Überblick behalten wird und alle wichtigen Termine eingetragen und nicht mehr verpasst werden.
Ein weiteres Angebot von Büroservices ist das Mieten verschiedenster Räumlichkeiten, vom kleinen Einzelbüro über übersichtliche Meetingräume bis zu den grossen Konferenzsälen.
Auch kann man auswählen, für welchen Zeitraum man die Räumlichkeiten mieten möchte. Es gibt viele mögliche Locations, die dafür in Frage kommen, und natürlich können die Räumlichkeiten immer besichtigt werden, bevor man sein Interesse verbindlich anmeldet.
Der "Räume mieten" Büroservice bietet vor allem anderen viel Flexibilität, da jeder davon profitieren kann. Auch wenn Sie selbst Bürogebäude haben, können Sie diesen Service nutzen, wenn Sie einmalig mehr Platz brauchen, sei es für ein Event oder eine Tagung.
Eine weitere mögliche Art, Facility Services zu buchen, ist die klassische Reinigung. Hierbei geht es also nicht um eine Aufgabe im Büro per se, sondern um die mindestens ebenso wichtige Reinigung aller Räumlichkeiten.
Ein sauberes Büro ist unerlässlich, um einen guten Eindruck nach aussen zu machen, zufriedene Mitarbeiter zu haben und sich auch selbst in einer hygienischen Umgebung wohl zu fühlen.
Dabei kann jegliche Reinigungsarbeit übernommen werden; saugen, Nasswischen, den Staub wischen und alle weiteren anfallenden Arbeiten, um einen reinlichen Arbeitsplatz zu bewahren.
Dieser ganze Block, der oft als "Maintenance" zusammengefasst wird, ist eine weitere nützliche Form des Facility Services.
Viele Unternehmer erledigen diese Arbeiten nach wie vor selbst mit dem Gedanken, dadurch Geld zu sparen und unnötige Ausgaben zu vermeiden. Dabei wird jedoch oft verkannt, dass ihr potenzieller Umsatz fürs Unternehmen als reiner Unternehmer ohne all die nötigen, aber unproduktiven Tätigkeiten, viel höher ist.
Als Unternehmer sollten Sie Ihr Unternehmen lenken und zum wachsen bringen, keine Türklinken reparieren und Blumen giessen.
Die Verantwortlichen für die Maintenance werden all das erledigen, was an hausmeisterlicher Arbeit anfällt, was jede Reparatur und die Pflege des gesamten Inventars einschliesst.
Der Büroservice für die Datenpflege verfolgt ebenfalls den Zweck, Chaos für Sie zu bereinigen, in diesem Fall eben online.
Alles, was online an Daten eintrifft, muss verwaltet, kategorisiert und abgelegt werden. Die Datenpflege entspricht im grossen und ganzen dem Postservice online, wobei ebenfalls nach vorher festgelegten Kriterien selektiert wird und nur das wichtigste zu Ihnen durchdringt.
Büroservice bedeutet nicht immer nur, aktive Hilfe zu bekommen. Wie auch bei den zu mietenden Räumlichkeiten oder bei dem Postfach kann eine Möglichkeit des Büroservice sein, einfach eine Geschäftsadresse in einer sehr guten Lage bereitzustellen, um eine seriöse und professionelle Aussenwirkung zu erlangen.
Die Schreibarbeiten vollenden das Trio mit Post- und Telefonservice, da alle hiervon jeweils einzeln bestellt werden oder allesamt als Teil des Sekretariats gebucht werdenden können. Bei den Schreibarbeiten werden sämtliche Korrespondenzen erfüllt, Sie können Briefe diktieren, Rechnungen werden geschrieben und generell jede Aufgabe wird erledigt, bei der Tinte aufs Papier muss.
Zu guter letzt kann auch die Büroorganisation delegiert werden. Wenn die Ablage zu chaotisch wurde, der Posteingang überquillt, die Akten sich türmen und nichts mehr zu finden ist, kann ein offiziell bestellter Service für Büroorganisation helfen und alles wieder in Ordnung bringen.
Zusammenfassend kann es also durchaus als sinnvoll betrachtet werden, all diese kleinen Nebenaufgaben abzugeben, um sich vollends auf das Kerngeschäft und die eigene Produktivität konzentrieren zu können.
