So sollte Ihr Meeting Raum aussehen

In Meeting- und Konferenzräumen geht es ums Geschäft – und doch ist es nicht unwichtig, wie der Raum aussieht, in dem man zusammensitzt.

Meeting Raum

Egal, ob interne Zusammenkünfte oder Meetings mit Kunden, die Raumgestaltung spielt eine Rolle und kann im Fall der Fälle sogar ausschlaggebend für den Erfolg oder Nichterfolg eines Gesprächs oder Vortrags sein. Wie man den Meeting Raum ideal gestaltet und welche Erfolgsfaktoren dabei eine Rolle spielen, haben wir hier für Sie zusammengetragen.

Was gibt der Raum her?

Bevor es an die Gestaltung und Einrichtung geht, gilt es, sich Gedanken um die Beschaffenheit des Raums zu machen. Der kleine, dunkle Raum am Ende des Flurs steht leer, wie wäre es denn mit dem als neuem Meeting Raum?

Sie merken es schon – nicht jeder Raum eignet sich für die Umwandlung zu einem Ort, an dem Menschen möglichst produktiv zusammen arbeiten und konstruktiv miteinander kommunizieren sollen.

Stattdessen sollte man einen Raum wählen, der eine angenehme Atmosphäre vermittelt – denn diese ist die Basis für erfolgreiche Gespräche. Vor allem ist darauf zu achten, dass der Raum Tageslicht hat, welches die Konzentration steigert und nachweislich zum allgemeinen Wohlbefinden beiträgt. Idealerweise sind dies Räumlichkeiten, deren Fenster nach Südwesten ausgerichtet sind.

Licht ist also gut, es sollte aber immer auch die Möglichkeit vorhanden sein, den Raum flexibel zu verdunkeln – beispielsweise mit Hilfe eines per Fernsteuerung bedienbaren Rollos.

Ein wichtiges Meeting steht bevor und ausgerechnet jetzt fangen die Arbeiter auf der Baustelle nebenan an zu hämmern und zu bohren? Auf manche Dinge hat man keinen Einfluss, trotzdem sollten Sie darauf achten, die Fenster während des Meetings geschlossen zu halten. Eine laute Umgebung ist der Killer für konzentriertes Arbeiten und aufmerksames Zuhören.

Denken Sie in diesem Fall daran, den Raum in den Pausen sowie vor und nach den Meetings zu lüften. Auch stickige Luftverhältnisse beeinträchtigen die Konzentrations- und allgemeine Leistungsfähigkeit.

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Was sollte man bei der Einrichtung des Meeting Raums beachten?

Häufig sind die Gründe dafür, dass Mitarbeiter einem Vortrag schon nach wenigen Minuten nicht mehr zuhören, nicht bei ihnen selbst oder gar den Vortragenden zu suchen, sondern in äusserlichen Gegebenheiten wie einer zu schwachen Akustik oder einer unpassenden Beleuchtung der Räumlichkeiten.

Studien zeigen, dass die falsche Beleuchtung Ermüdungserscheinungen zur Folge haben kann. Die richtigen Lichtverhältnisse spielen also gerade am Arbeitsort eine entscheidende Rolle. Eine Lösung für schattige Räume sind Tageslichtlampen oder moderne LED-Schienen mit entsprechender Leuchtkraft.

Hängeleuchten sind eine gute Option, wenn es um die optimale Ausleuchtung des Konferenztischs geht. Dabei sollte man unbedingt darauf achten, die Lampen nicht zu tief zu hängen – das kann erstens beim Aufstehen behindern und zweitens kann die falsche Höhe dazu führen, dass das Licht den am Tisch Sitzenden in die Augen scheint und sie unangenehm blendet.

Die Entscheidung über die technische Ausstattung des Raums hängt davon ab, wie der Meeting Raum genutzt werden soll. Benötigt jeder Platz einen eigenen Stromanschluss? Gehört ein Beamer an die Decke? Braucht es ein Mikrofon? Je mehr Komponenten eine Rolle spielen, desto aufwendiger sind selbstverständlich Montage und Vernetzung.

Werden in dem Raum öfter Meetings mit umfangreicher Medientechnik abgehalten? Dann sollte man dafür sorgen, dass die entsprechenden Technologien im Raum vorhanden sind und nicht jedes Mal erst mühsam herangeschafft werden müssen.

Zur technischen Ausstattung eines Meeting Raums gehören nicht nur Beamer, WLAN und Co., sondern auch Büro- und Präsentationsmaterial. Nichts ist nerviger als kurz nach Beginn des Meetings loslaufen zu müssen, um im eigenen Büro oder im Lager nach Stiften, Markern und Flipchart-Folien zu suchen. Steht eine Videokonferenz an, ist vorab – idealerweise rechtzeitig vor dem Meeting – zu prüfen, ob die Kamera funktioniert und eingerichtet ist, ob die Lautstärke passt und die Lichtverhältnisse stimmen.

Achtung: Damit niemand stolpert, sollten die Laufwege stets frei von herumliegenden Kabeln sein. Eine Lösung bieten Kabelschläuche, die man am Boden oder unter dem Tisch befestigt.

Den passenden Meeting Raum finden

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Der richtige Konferenztisch

Ein hochwertiger Konferenztisch, der auch im Aussehen etwas her macht, ist das A und O eines jeden Meeting Raums. Doch welche Eigenschaften sollte ein guter Konferenztisch haben? Wir haben einige Faktoren zusammengestellt, die den idealen Konferenztisch ausmachen und dabei helfen, aus der Vielfalt des Angebots den passenden Tisch auszuwählen.

Die Grösse

Gross, grösser, Konferenztisch – ein Tisch, der ganzen Gruppen von Menschen Platz bieten soll und an dem es sich bequem arbeiten lässt, kann eigentlich gar nicht gross genug sein. Die Grösse wiederum orientiert sich an der Nutzung, also an der Anzahl der Menschen, die sich hier wohlfühlen sollen, und ist natürlich auch von der Raumgrösse abhängig.

Da jede Person ausreichend Platz und Bewegungsfreiheit zu den Seiten sowie nach hinten benötigt, sollte man einen Tisch wählen, der ausreichend gross, aber nicht zu gross ist. Der grösste Tisch bringt nichts, wenn man sich an ihm nicht bewegen kann oder beim Aufstehen mit dem Stuhl an die Wand stösst.

Zu beachten ist ausserdem die Höhe des Tisches. Üblicherweise sind Konferenztische zwischen 72 und 74 Zentimeter hoch.

Das Material

Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Auswahl des Konferentischs ist sein Material. Schliesslich dient der Tisch auch repräsentativen Zwecken und soll etwas hermachen. Dafür bietet es sich an, beim Kauf auf hochwertige Produkte wie Holz oder Metall zurückzugreifen und ausserdem auf eine saubere Verarbeitung zu achten.

Beide Materialien strahlen Qualität aus, haben einen modernen, cleanen Look und lassen sich ausserdem leicht reinigen. Zudem sind sie belastbar und im Idealfall auch kratzfest.

Glastische sehen zwar schön aus, doch je nach Lichteinfall reflektiert ihre glänzende Oberfläche, was schnell unangenehm werden kann. Ausserdem sieht man auf der transparenten Oberfläche jeden Kaffeefleck oder Ausrutscher mit dem Kuli.

Beliebt sind zurzeit sowohl für den Geschäfts- als auch für den Privatbereich Kombinationen aus Tischplatte und -beinen, die man separat voneinander kauft und selbst miteinander verbindet. So lassen sich für jede beliebige Tischplatte die gewünschten Beine auswählen.

Tipp: Besonders vorteilhaft sind mittige Tischbeine, die für grösstmögliche Bewegungsfreiheit sorgen.

Das Aussehen

Der Konferenztisch ist das Herzstück eines jeden Meeting Raums; schliesslich finden an ihm nicht nur interne Meetings, sondern auch die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und Kunden statt. Mit dem zu Ihrem Unternehmen passenden Konferenztisch, lässt sich ein professioneller und seriöser Eindruck unterstreichen.

Im Allgemeinen ist es empfehlenswert, nicht auf den buntesten aller Tische zu setzen, sondern schwarze Tische oder solche in gedeckten Farben aus dunklem Holz zu wählen. Doch auch ein weisser Tisch kann sehr modern wirken, ohne zu viel Aufsehen zu erregen.

Wem nach Farbe zumute ist, der kann sich beispielsweise an den Farben des Corporate Design orientieren. Richtig kombiniert, strahlen farbenfrohe Tische Kreativität aus und wirken dennoch professionell.

Ob eckig oder rund, quadratisch oder rechteckig – die Wahl der Form hängt ganz klar von der Grösse des Raums ab. Während bei kleinen oder nahezu quadratischen Räumen durchaus runde Modelle in Frage kommen, an denen die Teilnehmer sich gegenseitig ins Gesicht sehen können, sind quadratische beziehungsweise rechteckige Tische bestens geeignet, um den Platz in grösseren Räumen optimal auszunutzen.

Die passenden Stühle finden

Neben dem Tisch sorgen die Stühle im Konferenztisch für einen guten ersten Eindruck. Viele Hersteller bieten Sets aus Konferenztisch mit Stühlen an. Ob man sich nun dafür entscheidet oder Tisch und Stühle separat voneinander kauft – beim Kauf von Stühlen, die am Arbeitsplatz zum Einsatz kommen, sind einige Faktoren zu beachten.

So ist insbesondere bei längeren Meetings kaum etwas schlimmer, als auf unbequemen, zu niedrigen oder zu hohen Stühlen zu sitzen. Vor dem Kauf sollte man sicher daher informieren, wie eine gesunde Sitzhaltung aussieht, die Rückenschmerzen und Haltungsschäden vorbeugt.

Hinweis: Selbst wenn der Stuhl bequem ist, bedeutet dies leider nicht immer, dass man auf ihm auch gesund sitzt. Besonders wichtig ist es, Stühle mit einer ergonomischen Passform zu wählen, die die Rückenmuskulatur auch bei langem Sitzen nicht unnötig falsch belasten. Die Stühle sollten also eine ergonomisch geformte Rückenlehne und Sitzfläche haben.

Während das Material des Stuhls keinen Einfluss auf seine Ergonomie hat, beeinflusst die Art der Polsterung, wie wir auf dem Stuhl sitzen. Insgesamt sollte der Stuhl so geformt sein, dass er sich flexibel an unterschiedliche Statuen anpasst und der Rücken auch bei längerem Sitzen optimal gestützt wird.

Beispielsweise sorgen Modelle mit hoher Rückenlehne für zusätzlichen Halt und steigern damit den Sitzkomfort. Besonders komfortabel sind ausserdem Armlehnen, die den Rücken noch weiter entlasten.

Natürlich ist auch das Aussehen der Stühle nicht zu vernachlässigen. Auch hier sollte man auf ein hochwertiges sowie modernes Äusseres achten. Dazu ein Hinweis: Ob der Stuhl über eine dicke Polsterung verfügt oder aus Plastik besteht, sagt nichts über seine Ergonomie aus. Auch Gestelle aus Kunststoff können ergonomisch geformt sein, während viele Polsterstühle bei der Ergonomie-Prüfung durchfallen.

Tipp: In vielen Fällen ist es sinnvoll, Stühlen den Vorrang zu geben, die sich stapeln lassen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Meeting Raum auch für anderweitige Zwecke, wie zum Beispiel Events, genutzt wird. Die Stühle lassen sich so ohne Probleme einlagern.

Die restliche Einrichtung

Auch die Wahl der Möbel orientiert sich an dem für den Raum vorgesehenen Zweck. Dient der Meeting Raum vor allen repräsentativen Zwecken? Dann ist es ratsam, auf hochwertige, klassische Designs zu setzen. Sehr modern ist auch ein minimalistischer Stil mit komfortablen Möbeln, der Professionalität, aber auch Lebendigkeit ausstrahlt.

Wird der Raum dagegen vor allem intern genutzt, darf es ruhig etwas ausgefallener werden. Sie sind Experte für Ihr Unternehmen und können daher selbst am besten einschätzen, wie Sie die Kreativität Ihrer Mitarbeiter anregen, ohne dass es in Übertreibung ausartet.

Im Allgemeinen gilt folgende Regel: Je konservativer der Raum, desto seriöser, aber auch einschüchternder wirkt er auf die Anwesenden.

Die Einrichtung sollte jedoch in jedem Fall ein gewisses Mass an Flexibilität einräumen. Es ist hilfreich, je nach Anlass mehr oder weniger Leute unterzubringen oder aber die Sitzordnung anzupassen.

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Die Wirkung von Farbe

Bei der Wahl der Wandfarbe muss es nicht immer Weiss sein. Soll es jedoch bunter werden, sollte man sich Zeit nehmen, um die Farben gezielt auszuwählen und darüber nachzudenken, wie bestimmte Farbtöne wirken beziehungsweise welche Stimmung sie auslösen.

So wirkt Gelb positiv und kreativ, Rot hingegen wird als stark wahrgenommen und kann schnell zu intensiv wirken. Immer sinnvoll ist es, die Corporate Colors zu integrieren, die jeder gleich wiedererkennt.

Beliebt sind heutzutage neben dem klassischen Weiss beispielsweise Anthrazit-Töne oder sogar Schwarz sowie Kombinationen dieser Farben. Farbspritzer kräftigerer Töne können genutzt werden, um bewusst Akzente zu setzen.

Nicht viel Platz? Kleine Meeting Räume einrichten

Die Mieten sind teuer und insbesondere kleinere Unternehmen oder Start-ups können sich weitläufige Räumlichkeiten häufig nicht leisten. Wir zeigen, worauf es bei der Einrichtung kleinerer Meeting Räume ankommt.

Auch in kleinen Besprechungsräumen wollen die Teilnehmer bequem und gesund sitzen, weshalb man keinesfalls auf eine ergonomische Passform der Stühle verzichten sollte. Ein Konferenztisch hingegen ist nicht zwingend notwendig, denn viele Besprechungen lassen sich auch im Stehen abhalten.

Ablageflächen an der Wand sorgen in diesem Fall dafür, dass man sich trotzdem schnell einmal Notizen machen kann. Vorteilhaft sind auch kleine Tische, die sich im Idealfall flexibel erweitern und unterschiedlich anordnen lassen.

Auch in kleinen Räumen ist die Akustik entscheidend und man sollte sichergehen, dass alle das Gesagte gut verstehen können. Hierfür bieten sich je nach angedachter Gruppengrösse Mikrofonlösungen an.

Fazit

Bei kleinen wie bei grossen Meeting Räumen gilt: Planen Sie den Raum so, dass er dem gewünschten Zweck gerecht wird. Ausserdem: Werden Sie selbst kreativ! Wie stellen Sie sich den perfekten Raum für das Besprechen neuer Themen, das Halten von Präsentationen oder die Arbeit an einem gemeinsamen Projekt vor?