Organisiert in den Arbeitsalltag: Heute schon an morgen denken!

Unsere Arbeitswelt verändert sich drastisch - und die Corona-Krise hat diese Entwicklung noch verschärft: Längst haben sich vollkommen neue Arbeitsmodelle etabliert, Flexibilität gewinnt zunehmend an Bedeutung. Haben Sie Ihr Unternehmen schon auf die neuen Herausforderungen eingestellt und die Abläufe neu organisiert?

Büroorganisation

Home Office bewährte sich, um die Arbeitsfähigkeit von Unternehmen auch in der Krise zu gewährleisten. Und das Rezept hat sich als erfolgreich erwiesen: Viele Arbeitnehmer haben sich hervorragend mit diesem neuen Arbeitsmodell arrangiert, bringen konzentriert ihre Leistungen - und wissen natürlich auch den Komfort zu schätzen.

Der lästige Arbeitsweg fällt weg, Familie und Beruf lassen sich gut unter einen Hut bringen - Selbstdisziplin vorausgesetzt. Auf einmal ist die Digitalisierung kein unüberwindbares Problem mehr, denn grosse Teile der einst üblichen Arbeitsschritte lassen sich auch virtuell erledigen. Die Arbeitswelt von morgen wird eine ganz andere sein - und darauf sollten Sie sich frühzeitig einstellen.

Digitales Mindset: Werden wir alle zu Digital Nomads?

Arbeiten im Café

Und schon machen sich Überlegungen breit, die aus einstigen Exoten etwas ganz Selbstverständliches machen: Digitale Nomaden wurden bisher bestaunt, vielleicht auch belächelt. So richtig ernst konnte man eine solche Arbeit doch nicht nehmen, oder?

Sie arbeiten im besten Fall dort, wo andere Urlaub machen - für viele Freelancer bleibt das jedoch reine Wunschvorstellung. Unter dem Strich geht es um orts- und in gewissem Masse auch zeitunabhägiges Arbeiten. Ob das im Home-Office umgesetzt wird, in einem Café, im Zug, einem Shared Office oder aber am Strand in südlichen Gefilden, das ist eine ganz andere Frage.

Voraussetzung ist in jedem Fall ein Digital Mindset, denn derartige Arbeitsmodelle lassen sich nur mit einem gewissen Verständnis der neuen Technologien und des Potenzials der Vernetzung realisieren. Es werden nicht nur neue Skills verlangt, schon beim Verstehen der neuen Prozesse muss demnach angesetzt werden.

Wie lässt sich in der Online-Welt Vertrauen schaffen, was bedeutet eigentlich agil - und wie funktionieren Communities? Letztendlich umfasst Digital Mindset all das, was Ihnen dabei hilft, digitale Erfahrungen zu sammeln und digitale Zusammenhänge wahrzunehmen.

Diese proaktive Einstellung, Haltung und Denkart erleichtert es Ihnen, die relevanten Skills zu entwickeln, um in der neuen Arbeitswelt gut organisiert zurechtzukommen.

Mindset erfolgreicher Digital Nomads

10 Eigenschaften für das Arbeiten unter Palmen.

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Office Management: wachsende Bedeutung in der neuen Arbeitswelt

Im Office Management laufen heute alle Fäden zusammen, hier werden Abläufe überwacht, Meetings und Events organisiert, betriebswirtschaftliche Kennzahlen kontrolliert und vieles mehr. Längst erledigen Führungskräfte ihren Schriftverkehr selbst, es wäre auch viel zu umständlich, wegen einer E-Mail oder eines Memos extra eine Assistenz zu bemühen.

Natürlich kann das Office Management Inhalte in ein ansprechendes Layout verpacken, E-Mail-Verteiler aufsetzen, diese rechtskonform einsetzen und viele administrative Dinge erledigen - oft genug sind Office Manager versierter in den verschiedenen IT-Anwendungen als Ihre Vorgesetzten und arbeiten sich auch schneller in neue Tools ein. Doch grundsätzlich verschieben sich die Aufgaben.

Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen fehlen oft genug schlichtweg die Ressourcen, um das Office Management adäquat zu besetzen - und das Fehlerpotenzial ist enorm: E-Mail-Kampagnen dürfen nur noch unter strengen gesetzlichen Auflagen realisiert werden, die Globalisierung erfordert vielfältige Sprachkenntnisse, professionelle Texte und die Einhaltung von vereinbarten Terminen gehören heute zu den Kriterien, die jede Zielgruppe für sich beansprucht.

Nicht zuletzt geht es aber auch um das Klima im Unternehmen selbst, das mit dem Office Management steht und fällt. Sicherheit, Wohlbefinden, Meetings und Events - all dies wird im Office Management organisiert und überwacht. Schliesslich brauchen vor allem die Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitsmodellen einen Ansprechpartner für ihre Belange, Befindlichkeiten und natürlich zur Motivation. Es kommt also auf das effektive Zusammenspiel traditioneller und neuer Arbeitsmodelle an, um die künftigen Herausforderungen erfolgreich meistern zu können.

Optimal geplant

Neue Herausforderungen für das Office Management.

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Atmosphäre am Arbeitsplatz: Büropflanzen nicht vergessen

Büropflanzen

Wie der optimale Arbeitsplatz in einem Office aussieht und organisiert sein sollte, dazu gehen die Meinungen weit auseinander. Fakt ist: Je spartanischer ein Büro eingerichtet ist, desto mehr sinkt die Produktivität - um ganze 15 Prozent im Ernstfall.

Etwas Grün macht eine Menge aus, die Farbe ist nicht nur für die Augen angenehm, sondern wirkt beruhigend. Ausserdem produzieren Pflanzen Sauerstoff, reduzieren Kohlendioxid und versorgen die Luft mit Feuchtigkeit. Nicht zu verachten ist der lärmdämmende Effekt grossblättiger Pflanzen - vor allem in Grossraumbüros werden Sie den Effekt schnell zu schätzen lernen.

Allerdings bedürfen Büropflanzen natürlich der Pflege. Während Yuccapalme, Drachenbaum, Bogenhanf und Gummibaum relativ anspruchslos sind, hat ein Ficcus Benjamini so seine eigenen Vorstellungen zum passenden Standort. Doch die Herausforderungen sind nicht zu hoch, sobald die Mitarbeiter einen Pflege- und Düngedienst organisiert haben. Sollte sich dies als Problem erweisen, können Bewässerungssysteme oder externe Dienstleister weiterhelfen.

Schliesslich muss darauf geachtet werden, dass sich keine Schimmelpilze, Mikroorganismen oder Parasiten in der Erde tummeln und bei den Beschäftigten Gesundheitsbeschwerden hervorrufen. Mit Umsicht, Geduld und einer kompetenten Hand kann aber aus einem nüchternen Büro eine echte Wohlfühloase werden, in der sich Mitarbeiter gerne aufhalten und Leistung bringen.

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Büropflanzen sind die wahren Office-Helden

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Facility Services: besonders hilfreich für kleine bis mittelgrosse Unternehmen

Eine ganze Reihe von Services können effektiv an spezialisierte Dienstleister ausgelagert werden, damit sich das Kernteam eines kleinen Unternehmens, ein Freiberufler oder ein Verein auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten konzentrieren kann. Vor allem auch Startups profitieren von diesen individuell zu buchenden Dienstleistungen, wenn sie noch nicht überblicken können, wie schnell und wohin sich der Umfang der administrativen Arbeiten entwickeln wird.

Zu den gängigen Arbeiten eines solchen Dienstleister zählen:

  • Empfangsdienst: Erwarten Sie Geschäftspartner oder potenzielle Kunden, dann werden diese professionell empfangen, freundlich begrüsst und versorgt.

  • Telefondienst: Auch kleine Unternehmen oder Freiberufler sollten immer erreichbar sein - oder einen professionellen Büroservice beauftragen, der Termine vereinbart und Kundenanfragen beantwortet.

  • Postservice und Geschäftsadresse: Eine ebenso wichtige wie alltägliche Arbeit: Der externe Dienstleister dient als Anlaufstelle, nimmt die Post entgegen und sortiert sie nach Absprache gerne vor.

  • Reinigungsservice: Geschäftsräume sollten einen gepflegten und sauberen Eindruck hinterlassen - auch Reinigungsarbeiten und die Blumenpflege lassen sich delegieren.

Aufwand und Nutzen sollten immer in einem optimalen Verhältnis stehen - sich externer Dienstleister in einzelnen Unternehmensbereichen zu bedienen, erweist sich regelmässig als effektiv. Einerseits sparen sich die Unternehmer Anschaffungs- und Unterhaltskosten, andererseits können sie sich auf Professionalität und erstklassigen Service der Dienstleister verlassen - eine klassische Win-Win-Situation.

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Arbeitsplatz der Zukunft: Wir arbeiten remote und flexibel

Arbeitsplatz der Zukunft

Schon heute spüren wir die Veränderung in der Arbeitsstruktur - und das ganz unabhängig von der Corona-Krise, die jedoch ihre Spuren hinterlassen wird: Disruptive Technologien stellen etablierte Geschäfts- und Arbeitsmodelle auf den Kopf und brechen sich mit aller Macht Bahn.

Automation ist das Schlagwort, das uns in den nächsten Jahren begleiten wird: Handwerkliche Arbeiten werden ebenso in den Hintergrund gedrängt wie administrative.

Vor allem aber wird sich unsere Arbeitsweise ändern, wie schon die heutigen Statistiken erahnen lassen: Mehr als 75 Prozent der Beschäftigten in der Schweiz arbeiten im Dienstleistungssektor. Es liegt in der Natur der Dinge, dass hier in erster Linie Kopf- und Wissensarbeit erledigt wird - und das kann auch ausserhalb des Büros oder etablierter Routinen geschehen.

Längst hat die Digitalisierung die Technologien dafür hervorgebracht: Knapp ein Drittel der Beschäftigten arbeitet bereits wenigstens einen halben Wochentag im Remote Office - und diese Tendenz steigt.

Bereits 25 Prozent der Beschäftigten sind projektgebunden und temporär tätig, beispielsweise als

  • Temporary Worker wie Strategieberater, die für einen bestimmten Zeitraum einen Kunden begleiten

  • Business Owner mit bis zu fünf Beschäftigten, die sowohl Freelancer als auch Unternehmer sind

  • Diversified Worker, die mehreren Tätigkeiten nachgehen

  • Moonlighter wie klassisch Beschäftigte mit Nebenjobs

  • Independent Contractor, die als Freelancer hauptberuflich zeitlich begrenzte Projekte realisieren

Es ist davon auszugehen, dass jeder Dritte der aktuell zu den 75 Prozent mit klassischen Beschäftigungsverhältnissen im Laufe des nächsten Jahres in diese Sharing-Economy-Gruppe wechseln und zum Mikrounternehmer werden wird.

Die Ursachen liegen einerseits in der technologischen Entwicklung, andererseits aber auch in der wachsenden Bedeutung von Dienstleistungen, die den Wunsch nach Verwirklichung, Vernetzung und flexibler Arbeit Vorschub leistet.

So ist es nur folgerichtig, wenn Flexible Working Spaces den Trend bestimmen: Diese modern und professionell ausgestatteten Büroräumlichkeiten ermöglichen nicht nur gemeinsames Arbeiten, sondern vor allem den wichtigen Austausch, der für Kreativität, Innovation und vor allem das unverzichtbare Denken out of the Box essenziell wichtig ist.

Damit empfiehlt sich eine solche Lösung nicht nur für Start-ups und Selbständige, sondern auch etablierte Firmen greifen zunehmend darauf zurück, um von der hier aktiven Vielfalt zu profitieren.

Das ist der Arbeitsplatz der Zukunft

Das Bedürfnis nach maximaler Freiheit im Arbeitsalltag erfordert neue Arbeitsmodelle.

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Unverzichtbarer Meeting-Raum: Professionalität gefordert

Auch dieses Thema ist für viele kleine und mittelgrosse Unternehmen nur schwer aus eigener Kraft zu realisieren: Wichtige Meetings, sinnvolle Schulungen oder entscheidende Geschäftsabschlüsse haben eines gemeinsam - sie bedürfen einer professionellen Umgebung.

Für jeden Bedarf den geeigneten Meeting Raum vorzuhalten, dürfte aber oft genug die Ressourcen sprengen. Und doch sollte an dieser Stelle auf den passenden Rahmen geachtet werden, beispielsweise in Zusammenarbeit mit einem Shared Office.

Fällt es nämlich schwer, dem Referenten konzentriert zu folgen oder ermüden die Teilnehmer eines Meetings zu schnell, kann dies an äusserlichen Einflüssen wie Akustik und Beleuchtung liegen. Diese Anforderungen sollten Meeting- und Konferenzräume deswegen unbedingt erfüllen:

  • Lichtverhältnisse: Tageslichtlampen liefern erfrischendes Licht - und das kann in Form von attraktiven Hängeleuchten über den Tischen, zusätzlichen LED-Schienen oder Deckenbeleuchtungen gewährleistet werden.

  • Technik: Abhängig von der vorgesehenen Nutzung der Räume benötigen die Plätze eigene Strom- und Internetanschlüsse. In jedem Fall müssen die Laufwege sicher gestaltet sein, Kabel sollten deswegen unbedingt in entsprechenden Schläuchen oder Schächten verschwinden.

Darüber hinaus gehört folgendes Equipment in einen zeitgemässen Tagungsraum:

  • an der Decke montierter Beamer

  • Kamera und Mikrofon

  • WLAN

  • Büromaterial

Material und Möbel

Es geht nicht nur um Funktionalität, Belastbarkeit und Pflegekomfort, sondern auch um Repräsentation - Meeting- und Konferenzräume sollten also hochwertig eingerichtet sein. Glas ist hier nicht angebracht, es reflektiert das Licht und sorgt so für Irritationen. Stühle und Tische sollten ergonomisch geformt sein, um allen Teilnehmer bestmögliche Voraussetzungen zu bieten.

Grösse und Aussehen

Hier geht der Bedarf weit auseinander: Während sich junge Startups im IT-Sektor gerne in einer vom Standard abweichenden Umgebung präsentieren, dürften andere Branchen eher auf Seriosität und Vertrauensbildung Wert legen. Ebenso variabel ist die benötigte Grösse eines Tagungsraums.

Es ist nicht von der Hand zu weisen: Schon beim Betreten eines Meeting Raums können die Würfel fallen - der erste Eindruck zählt. Umso wichtiger ist die passgenaue Auswahl, Einrichtung und Ausstattung, die dem Gegenüber Wichtigkeit, Bedeutung und Respekt signalisiert.

So sollte Ihr Meeting Raum aussehen

Die Raumgestaltung spielt eine Rolle und kann entscheidend für den Erfolg eines Gesprächs sein.

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