Office Management: Was Sie dazu wissen sollten

Globalisierung, Dezentralisierung und neue Unternehmensstrukturen haben die Aufgaben des Office Managers zusehends aufwendiger und komplexer werden lassen. Während früher statische, physisch fest umrissene Büros an der Tagesordnung waren, in denen ein Kernteam innerhalb fester Arbeitszeiten seine Aufgaben erledigt, sind heute dynamische und auf Flexibilität beruhende Bürostrukturen gefragt.

Kaffemaschine im Küchenbereich

Heute sind viele Arbeitsumgebungen – insbesondere in Technologieunternehmen – auf mehrere Standorte verteilt, und mit ihnen das Personal. Das bedeutet völlig neue Herausforderungen für das Büromanagement.

Die Rolle des Office Managers ändert sich rasant, um mit den aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten. Fast täglich entstehen neue Werkzeuge und Ressourcen, die einerseits neue Möglichkeiten und höhere Effektivität liefern, auf der anderen Seite aber nach ständiger Fortbildung und Anpassung verlangen.

Auch das Berufsbild des Office Managers ändert sich auf fundamentale Weise, und mit ihm die Anforderungen – auch, wenn die Berufsbezeichnung in vielen Fällen die gleiche bleibt. Dieser Beitrag stellt Ihnen einige der wichtigsten Aufgabenstellungen vor, auf die Sie sich im Zuge Ihrer Karriere im Office Management einstellen müssen und denen Sie voraussichtlich regelmässig gegenüber stehen werden.

Schaffung und Kultivierung eines positiven Büroumfelds

Ob bei Ihnen und Ihren Mitarbeitern aus sich heraus die Motivation für optimale Arbeitsleistung vorhanden ist, hängt zu grossen Teilen von der Gestaltung der physischen Arbeitsumgebung ab. Der Mensch wird in allen Lebenssituationen massgeblich von seiner Umgebung beeinflusst und gelenkt. Gestalten wir nicht alle unsere Umgebung mit Einrichtungsgegenständen und Dekorationsobjekten, die uns ansprechen, zuweilen auch trösten? Und das tun wir nicht nur zuhause, sondern auch am Arbeitsplatz, sogar im Auto – nur, um ein Gefühl der Geborgenheit zu erzeugen.

Auch eine auf Effizienz ausgelegte Gewerbefläche ist in der Regel auf die Schaffung einer bestimmten Atmosphäre ausgelegt. In einem Hotel oder Spa soll Komfort und Ruhe den Ton bestimmen. Stadien oder Konzertsäle wiederum sind mehr auf ästhetische Reize ausgelegt. Medizinische Einrichtungen sollen sauber, aber gleichzeitig beruhigend und freundlich wirken. Bei Restaurants und anderen Gastronomiebetrieben steht die kreative Originalität im Vordergrund.

Die optische Gestaltung alleine führt aber noch nicht zur gewünschten Arbeitsatmosphäre. Es geht auch darum, wie die Menschen innerhalb der Räumlichkeiten miteinander umgehen, wie die organisatorischen Abläufe integriert sind, wie sich das Umfeld auf Leistung und Effektivität auswirkt und was es zu Kommunikationskultur und dem respektvollen Umgang miteinander beiträgt.

Während die eben beschriebenen Szenarios primär auf die Bedürfnisse der Kunden ausgerichtet sind, sollte sich die Gestaltung des Arbeitsplatzes vor allen Dingen um die Belange der Mitarbeiter kümmern. Diese Elemente stehen dabei im Vordergrund:

  • Zu Unternehmen passende Ästhetik schaffen: Nachdem die Arbeit des Innenarchitekten beendet ist, beginnen die Aufgaben des Büromanagers. Täglich frische Blumen am Empfang, der schnelle Austausch kaputter Leuchtmittel, das zeitnahe Aufräumen von Besprechungsräumen, ansprechende Kunst an den Wänden – das alles erscheint für sich gesehen lapidar. In der Gesamtheit unterstützt es Motivation, Identifikation und Wohlbefinden.

  • Funktionalität fördern: Ein Arbeitsplatz, an dem die Arbeit nicht oder nur unzulänglich erledigt wird, ist nutzlos, wie ansprechend er auch gestaltet ist. Anders als früher, als das Management auf strikte Übersichtlichkeit und ein ablenkungsfreies Umfeld setzte, bedienen moderne Arbeitsumgebungen den kooperativen und sozialen Faktor der Arbeitswelt. Ein Arbeitsplatz, in dem der Einzelne sich als Bestandteil eines engagierten Teams fühlt, führt erfahrungsgemäss zu guten Ergebnissen.

  • Pflege des Betriebsklimas: Ein respektvoller und gewaltfreier Umgangston ist der Effektivität förderlicher als drakonische Disziplin. Ethisch hochwertige Arbeitswelten, die frei von Mobbing und anderen psychologischen Dysfunktionen sind, erzielen die besten Ergebnisse.

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Alle Office Management Aufgaben im Überblick

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Sicherheit im Büro – ein zentraler Faktor

Eine entspannte und kreative Büroatmosphäre kann sich nur in einem sicheren Umfeld entwickeln, wobei es sowohl um die Sicherheit der Lokalität als auch die der Mitarbeiter geht. Diese vier Faktoren spielen eine Rolle:

  • Physische Sicherheit der Büroräume: Der Schutz vor Eindringlingen und Beschädigungen ist eine Aufgabe, die bei der Schlüsselübergabe beginnt und sich über den gesamte Geschäftsbetrieb fortsetzt. Zum Aufgabengebiet des Büromanagements gehört dabei das Abschliessen bei Nacht, die Steuerung von Sicherheitsteams und die technische Überwachung per Kameras und Sensoren. Auch die Ausgabe von Schlüsseln an neue Mitarbeiter gehört dazu.

  • Sicherheitsgefühl der Mitarbeiter: Hier kommt es weniger auf die Sicherheit vor Eindringlingen oder vor Körperverletzung an, sondern viel mehr auf eine entspannte und gewaltfreie zwischenmenschliche Atmosphäre, frei von Aggression und Diskriminierung. Kommt es in der Belegschaft überdurchschnittlich oft zu Konflikten oder Belästigungen, ist das ein deutliches Zeichen für das Office Management, dass entsprechende Massnahmen erforderlich sind. Basis für eine nachhaltige Verbesserung der Betriebskultur kann dabei ein umfassender Ethikkodex sein.

  • Sicherheitsprotokoll für die Arbeitspraxis: Besonders beim Umgang mit grossen Geräten oder kritischen Chemikalien wie auch in allen anderen Branchen mit erhöhtem Sicherheitsrisiko kann die Implementierung eines Sicherheitsprotokolls zu den Aufgaben des Büromanagements gehören.

  • Datensicherung: Der Verlust oder Diebstahl von Unternehmensdaten kann sich existenzgefährdend auswirken. Hier ist es die Aufgabe des Office Managements, in Zusammenarbeit mit dem hauseigenen IT-Team oder einem kompetenten Sicherheitsunternehmen für Datensicherheit und Schutz vor externen Angriffen zu sorgen.

Steigerung der Produktivität und des Workflows

Als Office Manager sind Sie für die Unternehmensergebnisse mit verantwortlich. Was Sie tun, wirkt sich auf die Arbeit anderer aus – vor allem darauf, ob eine produktive und effiziente Arbeitsatmosphäre besteht.

Als moderner Büromanager wissen Sie, dass möglichst hoher Output nicht zwangsläufig mit hoher Produktivität gleichzusetzen ist. Vielmehr geht es um die Optimierung von Prozessen, wenn die Verbesserung des Endergebnisses im Mittelpunkt steht.

Autoritäre Massnahmen führen selten zum gewünschten Ziel. Mitarbeiter, die für ein privates Gespräch unter Kollegen abgekanzelt werden oder von denen erwartet wird, möglichst lang zu bleiben, werden sich bald in die innere Kündigung zurückziehen. Besser ist es, jeden einzelnen Mitarbeiter individuell zu betrachten, seine optimale Arbeitsweise zu ermitteln und sie zu fördern.

Kultivierung von Kommunikation und Zusammenarbeit

Eines der grössten Hindernisse für die Produktivität ist mangelhafte Kommunikation. Unproduktive Besprechungen, gegenseitiges Misstrauen und mangelnder Respekt führen nach und nach zu kumulierenden Kommunikations– und Informationsdefiziten. Das Ergebnis: Die Zusammenarbeit wird ineffektiv und blockiert natürliche Arbeitsabläufe.

Eine wichtige Aufgabe des Office Managements ist die Förderung der innerbetrieblichen Kommunikation, um Fraktionsbildungen in Gruppen oder Abteilungen möglichst bereits im Vorfeld zu unterbinden. Das verhindert, dass Mitarbeiter isoliert oder untergraben werden, und sie an den produktiven und kreativen Prozessen nicht mehr teilnehmen.

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Unterstützung von Führungskräften

Als Büromanager nehmen Sie eine Schlüsselposition zwischen Belegschaft und Führungsebene ein. Sie sind Anlaufstelle und Vermittler für alle Fragen der Mitarbeiterkommunikation, für Belange der Arbeitsorganisation und für die Gestaltung eines optimalen Arbeitsklimas.

Sie haben es in der Hand, Organisationsstrukturen zu entschlacken, um überdimensionierte Teams zu verschlanken. Gleichzeitig können Sie Führungskräfte vor übermässiger Belastung oder einem nicht passenden Arbeitsfeld bewahren. Sie können Workflows optimieren, um Führungskräfte von überflüssigen Aufgabenstellungen zu befreien. Daneben bieten Sie universellen Support an – von der Personalabteilung bis zum Projektmanagement.

Fazit

Modernes Office Management ist eine komplexe Aufgabe. Durch die Art, wie Sie die Leistung der Mitarbeiterschaft fördern und steuern, nehmen Sie direkten Einfluss auf das Unternehmen und auch darauf, welchen Beitrag es zu unserer Gesellschaft leistet.

Besonders im Arbeitsumfeld gibt es keine wesentliche Trennung zwischen dem, was wir sind und dem, was wir tun. Normalerweise identifizieren wir uns mit unserer Arbeit und verbringen einen grossen Teil unseres Lebens mit ihr. In vielen Fällen werden aus Mitarbeitern Freunde und aus Vorgesetzten Mentoren.

Das alles hängt in wesentlichen Teilen von der Arbeit des Office Managements ab. Es entscheidet darüber, ob sich Zusammenarbeit, Sicherheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz so gestalten, dass sich die Unternehmensziele auf optimale Weise umsetzen lassen.

Andere Bereiche im Unternehmen messen Erfolg anhand von KPI und Cashflow. Im Aufgabenspektrum des Office Managers liegt es dagegen, die Mitarbeiter an die erste Stelle zu setzen und den Erfolg als Summe vieler individueller Einzelleistungen zu sehen – Einzelleistungen, die erst durch die Arbeit des Office Managements ihr Höchstmass erreichen.